Hilfen zur Durchführung von Mitgliederversammlungen
Leitfaden für Versammlungsleiter
Viele Vereine führen in den ersten Wochen und Monaten des Jahres ihre Mitgliederversammlungen durch. Diese sollten gut vorbereitet sein, zumal dort die Weichenstellungen für das Jahr und vielleicht sogar Vorstandswahlen stattfinden. Auch erfahrene Versammlungsleiter sollten sich gut vorbereiten, denn Fehler können zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen oder sogar eine Wiederholung der Mitgliederversammlungen erforderlich machen.
In diesem Jahr können Erfordernisse zum Ehrenamtsgesetz Satzungsänderungen erforderlich machen und diese Gelegenheit sollte genutzt werden, die Satzungen zu überprüfen und ggf. zu überarbeiten. Wir geben nachfolgend einige Hinweise und abschließend einen Verweis auf weitere Informationen.
Formfehler
Formfehler bei der Einladung können zu einer erforderlichen Wiederholung der Mitgliederversammlung führen. Es ist sorgfältig darauf zu achten, dass alle Mitglieder eingeladen werden. Die Einladungen müssen grundsätzlich in der in der Satzung genannten Form vorgenommen werden. Dabei ist auf die Inhalte und die rechtzeitige Absendung zu achten. Findet eine Versammlung samstags mit einer 14-tägigen Einladungsfrist statt, muss die Einladung am Samstag 14 Tage davor zugestellt worden sein. Maßgebend ist somit nicht der Absende- sondern der Empfangstag.
Anträge
Die Tagesordnung muss den Punkt Anträge beinhalten, ansonsten können keine Anträge behandelt werden. Viele Satzungen sehen vor, dass Dringlichkeitsanträge noch nach der Einladung zur Mitgliederversammlung gestellt werden. Das widerspricht dem Grundsatz der Bekanntgabe aller Themen an alle Mitglieder. Aus diesem Grund sollte ein Versammlungsleiter Ergänzungen des TOP „Anträge“ nur dann vornehmen, wenn er sicher ist, dass dies zu keiner Beanstandung durch ein Mitglied führen wird, das nicht anwesend ist. Unter Punkt „Verschiedenes“ können keine Anträge behandelt werden.
Wahlen
Der Tagesordnungspunkt Wahlen bedarf einer guten Vorbereitung. Sofern Neuwahlen anstehen, sollten geeignete Kandidaten im Vorfeld angesprochen werden. Eine Kandidatensuche für wichtige Vorstandsämter während der Versammlung ist mit vielen Risiken behaftet. Denn spätestens wenn ein oder zwei Personen bereits abgesagt haben, wird sich keine weitere Person mehr zur Verfügung stellen.
Geheime Wahl
Geheime Wahl kann nur durchgeführt werden, wenn die Satzung dies vorsieht. Stellt ein Mitglied den Antrag auf geheime Wahl, hat in der Regel der Versammlungsleiter abzustimmen, wer für und wer dagegen ist. Geheime Wahl findet nur dann statt, wenn die überwiegende Mehrheit (50% + 1 Stimme) dafür stimmt.
Blockwahlen
In vielen Vereinen wird die „Vorstandsmannschaft“ schon vor der Versammlung zusammengestellt, wird dort bekannt gegeben und dann auch gewählt. Achtung: In diesen Fällen schreiten die Wahlleiter meist zu Blockwahlen, wenn die Wahl dieser Personen unstrittig ist. Eine solche Wahl ist jedoch nicht zulässig, wenn dies nicht ausdrücklich nach der Satzung möglich ist.
Protokolliert der Schriftführer die Durchführung einer Blockwahl und legt das Protokoll dem zuständigen Rechtspfleger vor, muss dieser überprüfen, ob eine Blockwahl nach der Satzung zulässig ist. Ist dies nicht der Fall, erklärt er diese Wahl für ungültig!
Revisoren/Kassenprüfer
Als Vertreter der Mitgliederversammlung prüfen die Kassenprüfer die Vermögensverwaltung des Vereins. Die Prüfung sollte von Leuten vorgenommen werden, die auch Sachkenntnisse haben, um eine Finanzverwaltung zu prüfen. Denn die Prüfer haben eine sach- und fachgerechte Prüfung und keine Leistungsbewertung des Vorstands vorzunehmen.
Versammlungsleitung
Die erfolgreiche Durchführung einer Mitgliederversammlung ist von einer guten Vorbereitung und von einer sachkundigen Versammlungsleitung abhängig. Auch erfahrene Versammlungsleiter sollten sich eingehend mit ihren „Steuerungsmöglichkeiten“ befassen. Störungen der Mitgliederversammlungen können nur durch den Versammlungsleiter eingeschränkt werden. Überlange Diskussionen, missverständliche Anträge und Diskussionen über vereinsrechtliche Dinge sollten vermieden werden, da sie dem Versammlungsablauf schaden.
Nachbereitung
Zur Nachbereitung einer Mitgliederversammlung gehört eine kleine Manöverkritik, die Erledigung der formellen Dinge, wie Protokoll und Eintragungen sowie die Aufgabenverteilung im Vorstand und die Termine der künftigen Vorstandssitzungen.
Vereinsberater-Portal
Der freie Zugriff auf unser Internetportal www.lsbh-vereinsberater.de bietet Interessenten rund um die Uhr die Möglichkeit, Informationen und Hilfen in Anspruch zu nehmen. Für die Vorstände empfehlen wir dabei besonders den Leitfaden für Versammlungsleiter und geben die zusätzliche Empfehlung, grundsätzlich die Vereinssatzung noch einmal bezüglich der für Mitgliederversammlung relevanten Punkte zu lesen.
Hinweis: Zur Vereinfachung setzen wir auf die Startseite des o.g. Internetportals einen Link zum Thema.
