Coronavirus

(Kein) Vereinssport

in Corona-Zeiten

Schon wieder gibt es Neuerungen, was die Sportausübung im November betrifft! Nachdem das Land Hessen die Corona-Auflagen für den Sport am 2. November (gültig ab dem 5. November) verschärft hatte, hat sie diese – nach Beratung mit dem Landessportbund – nun wieder gelockert. Ab dem 6. November gilt:

Bis zum 30. November ist Freizeit- und Amateursport auf und in allen öffentlichen und privaten Sportanlagen alleine, zu zweit oder mit den Angehörigen des eigenen Hausstandes gestattet. Die neue Landesverordnung sieht somit vor, dass Sportanlagen grundsätzlich nicht mehr geschlossen sind. Damit passt sich Hessen an die Regelungen der anderen Bundesländer an.

„Wir freuen uns, dass das Land Hessen seinen Sonderweg verlassen hat und ein Mindestmaß an Sport wieder möglich ist“, sagt lsb h-Hauptgeschäftsführer Andreas Klages, der zugleich daran appellierte, die Corona- und Hygieneregeln zu beachten und zur Reduzierung des Infektionsgeschehens beizutragen. Wie in den anderen Bundesländern auch sind nun beispielsweise wieder Paartanz, Tischtennis im Einzel, Golf mit zwei Personen oder Judo möglich.

Wichtige Fragen zu den neuen Regelungen
beantworten wir in unseren FAQ.

Weitere aktuelle Informationen und Links zu verschiedenen Themen haben wir Ihnen nachfolgend zusammengestellt:

---- Stand: 10.11.2020 ----

Finanzielle Hilfen

  • Förderprogramm zur Existenzsicherung von gemeinnützigen Sportvereinen: Das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) hat am 21. April ein Förderprogramm speziell für die Existenzsicherung von gemeinnützigen Sportvereinen aufgelegt, die Mitglied im Landessportbund Hessen sind. Beantragt werden kann diese Landeszuwendung von Vereinen, die im ideellen Bereich oder in der Vermögensverwaltung aufgrund der Corona-Virus-Pandemie in eine existenzbedrohliche finanzielle Notlage und/oder einen Liquiditätsengpass geraten sind. Je nach Situation des einzelnen Vereins werden bis zu 10.000 Euro Unterstützung gewährt. mehr

    Hinweis: Bis zum 31. Mai bestand ein (weiteres) Soforthilfeprogramm für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb beim Regierungspräsidium Kassel. Seit Anfang Juli existiert ein Nachfolgeprogramm. Mit Blick auf Sportvereine und deren Antragsberechtigung hat das Hessische Ministerium des Innern und für Sport eine Kurzinformation zur Verfügung gestellt, die hier abgerufen werden kann.
     
  • „Corona-Überbrückungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmen“ – Zweite Phase (Förderzeitraum September bis Dezember 2020): Zwischen Anfang Juli und Ende September gab es sie schon, die sogenannte „Corona-Überbrückungshilfe“, ein Bundesprogramm welches das bis 31. Mai laufende „Soforthilfeprogramm für Vereine“ ersetzte. Jetzt geht sie in die nächste Runde. Sportvereine, auch gemeinnützige Sportvereine, sind grundsätzlich antragsberechtigt bei der "Corona-Überbrückungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmen". Dieses Programms gewährt finanzielle Hilfen insbesondere für Zweck- sowie wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von Sportvereinen, setzt allerdings die Beschäftigung mindestens eines Mitarbeiters im Verein voraus.
    Mehr dazu erfahren Sie hier.

  • Novemberhilfe: Antragsberechtigt sind alle Unternehmen (auch öffentliche), Betriebe, Selbständige, Vereine und Einrichtungen, die auf Grundlage der erlassenen Schließungsverordnungen der Länder in Folge des Beschlusses der Bundeskanzlerin und der Regierungschefinnen und Regierungschefs der Länder vom 28. Oktober 2020 den Geschäftsbetrieb einstellen mussten. Mit der Novemberhilfe werden Zuschüsse in Höhe von 75 Prozent des entsprechenden Umsatzes im November 2019 gewährt, tageweise anteilig für die Dauer des Corona-bedingten Lockdowns. Bei gemeinnützigen Unternehmen und Organisationen wird statt auf die Umsätze auf die Einnahmen (einschließlich Spenden und Mitgliedsbeiträge) abgestellt.
    Mehr dazu erfahren Sie hier.

  • Coronahilfen Profisport: Seit dem 1. September 2020 können Sportvereine und Unternehmen der Profi- und Semiprofiligen Kompensationen für Einnahmeausfälle beim Bundesverwaltungsamt beantragen. Antragsberechtigte sind
    a) Sportvereine und Unternehmen im professionellen und semiprofessionellen Wettbewerb, die mit wenigstens einer Mannschaft einer 1., 2. oder 3. Liga im Bereich der olympischen, nichtolympischen und paralympischen Individual- und Mannschaftssportarten angehören und in den Jahren 2019 und 2020 jeweils nicht mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigen
    b) Verbände, die wenigstens eine Mannschaft im professionellen und semiprofessionellen Wettbewerb im Bereich der olympischen, nichtolympischen und paralympischen Individual- und Mannschaftssportarten haben oder regulär wenigstens einen professionellen oder semiprofessionellen Wettbewerb im Bereich der olympischen, nichtolympischen oder paralympischen Indivudual- und Mannschatssportern ausrichten oder veranstalten un in den Jarhen 2019 und 2020 jeweils nicht mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigen.
    Der DOSB hat das Programm begrüßt, äußert jedoch die Befürchtung, dass "die zahlreichen Vorgaben und Ausschlusskriterien wohl dazu führen, dass viele der theoretisch Antragsberechtigten in der Praxis nicht oder nur sehr bedingt von der Hilfestellung profitieren werden". 
    Mehr zur Coronahilfe Profisport finden Sie auf der Webseite des Bundesverwaltungsamtes.
     
  • Kurzarbeitergeld in Sportvereinen: Informationen zur Kurzarbeit von gemeinnützigen Organisationen hat der DOSB auf seiner Webseite zusammengestellt (rechte Außenspalte). Bitte folgen Sie diesem Link.

 

Mitgliederversammlungen und Beschlussfassung

Erleichterungen für Mitgliederversammlungen und Beschlussfassungen bis 31.12.2021 verlängert
Der Gesetzgeber hatte mit Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht mit Wirkung zum 28.03.2020 den § 5 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRuaCOVBekG) geschaffen.
Gemäß §§ 5 Abs. 1, 7 Abs. 5 GesRuaCOVBekG bleibt ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung auch nach Ablauf seiner satzungsgemäßen Amtszeit in 2020 bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt, auch wenn die Satzung hierfür keine Regelung vorsieht.
Gemäß §§ 5 Abs. 2, 7 Abs. 5 GesRuaCOVBekG kann der nach § 26 BGB vertretungsberechtigte Vorstand abweichend von § 32 Abs. 1 Satz 1 BGB auch ohne eine entsprechende Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen, an einer in 2020 stattfindenden Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
Außerdem sind nach § 5 Abs. 3 GesRuaCOVBekG abweichend von § 32 Abs. 2 BGB Beschlüsse der Mitglieder ohne Versammlung gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der (stimmberechtigten) Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde
Mittlerweile hat das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz mit der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRGenRCOVMVV) vom 20.10.2020 gemäß § 8 GesRuaCOVBekG die Geltung des § 5 GesRuaCOVBekG bis zum 31.12.2021 verlängert.
Die Verordnung ist am Tag nach ihrer Verkündung im Bundesgesetzblatt vom 28.10.2020 (BGBl. I 2258) am 29.10.2020 in Kraft getreten. Somit gelten die vom Gesetzgeber für 2020 geschaffenen Erleichterungen des § 5 GesRuaCOVBekG auch in 2021!

Mehr Informationen finden Sie in unseren rechtlichen Fragen.

Weitere rechtliche Fragen

Rechtliche Fragen: Im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie und deren Auswirkungen haben uns zahlreiche rechtliche Fragen erreicht, die Vereine und sonstige Sportorganisationen betreffen. Dr. Frank Weller, Vizepräsident Vereinsmanagement und Rechtsanwalt, hat die wichtigsten davon beantwortet. Seine Einschätzung können Sie hier nachlesen.

Versicherungsschutz

  • Versicherungsschutz: Die ARAG-Sportversicherung bietet im Rahmen des abgeschlossenen Sportversicherungsvertrag mit dem Landessportbund Hessen auch während der Corona-Pandemie einen weitreichenden Versicherungsschutz für Sportvereine. Danach sind u.a. auch die Teilnahme an Online-Sportangeboten der Vereine, die Teilnahme an per Videokonferenz durchgeführter Vorstands-/Abteilungssitzungen oder bestimmtes soziales Engagement versichert. Einzelheiten entnehmen Sie bitte einem Schreiben der ARAG.

Steuerrechtliche Fragen

  • Das Bundesfinanzministerium hat am 19. März steuerliche Maßnahmen zur Berücksichtigung der Auswirkungen des Coronavirus bekanntgegeben, die auch für Vereine relevant sein können. Das entsprechende Schreiben können Sie hier einsehen.
  • Die Regierungskoalition hat im Rahmen ihres Konjunktur- und Krisenbewältigungspakets am 03.06.2020 verkündet, den Umsatzsteuersatz vom 01.07. bis 31.12.2020 von 19 Prozent auf 16 Prozent (Regelsteuersatz) beziehungsweise von 7 Prozent auf 5 Prozent (ermäßigter Steuersatz) abzusenken. Diese auch für umsatzsteuerpflichtige gemeinnützige Vereine erfreuliche Maßnahme wirft aber in vielen Bereichen Fragen auf und macht eine umfassende Beratung notwendig. Edgar Oberländer, Vorsitzender des Landesausschusses Recht, Steuern und Versicherung, hat dazu wichtige Informationen zusammengetragen. mehr

Legionellengefahr, wenn sanitäre Anlagen lange nicht genutzt werden

Ganz generell gilt: Wird eine Vereinsanlage eine gewisse Zeit lang nicht oder nur sehr unregelmäßig genutzt, kann das zur Verkeimung der vorhandenen Trinkwasseranlagen mit Legionellen führen. Der Grund: Der bei der Planung der Trinkwasseranlagen zugrunde gelegte regelmäßige Austausch in den Wasserleitungen ist nicht mehr sichergestellt. Dadurch wird das Risiko der mikrobiellen Verkeimung des Trinkwassers mit Legionellen und anderen pathogenen Keimen stark erhöht.

Was ist zu tun?

Nach den Vorgaben der Trinkwasserverordnung, die sich ebenso wie die erlassenen Rechtsverordnungen zum Corona-Virus auf den Infektionsschutzgesetz beruft, ist in Trinkwasser-Installationen der bestimmungsgemäße Betrieb jederzeit sicherzustellen. Dafür hätten Vereine auch während der "Corona-Pause" in ihren Anlagen eine bestimmungsgemäße Nutzung simulieren müssen - indem die Entnahmestellen spätestens alle 72 Stunden mindestens bis Erreichen der Temperaturkonstanz genutzt bzw. gespült wird, damit das in den Leitungen befindliche Trinkwasser ausgetauscht wird.

Wurde dieser Vorgabe nicht (dauerhaft) gefolgt, gelten nun folgende Vorgaben:

  • Bei Betriebsunterbrechungen von mehr als 3 Tagen sind vorbeugende und nachsorgende Maßnahmen zu organisieren, um einen technisch und hygienisch einwandfreien Zustand der Trinkwasser-Installation sicherzustellen.
  • Nach den Vorgaben der neuen Richtlinie VDI 6023-3/3810-2 kann bei Trinkwasser-Installationen, welche länger als 72 Stunden nicht genutzt werden, zu Beginn der Betriebsunterbrechung die jeweilige Absperreinrichtung geschlossen werden. Sollen die Leitungen nicht abgesperrt und weiterhin gespült werden, kann es je nach geplanter Dauer der Betriebsunterbrechung sinnvoll sein, die Warmwasserbereitung abzuschalten. Wenn die Warmwasserbereitung abgestellt werden soll, muss diese sofort kalt ausgespült werden. Damit wird verhindert, dass sich die Warmwasserleitungen langsam auf den für Legionellen günstigen Temperaturbereich abkühlen. Die Zirkulationspumpe sollte während der Spülmaßnahmen trotzdem in Betrieb bleiben, um den Wasseraustausch zu gewährleisten.
  • Bei Betriebsunterbrechungen ab 4 Wochen sollte die Wasserversorgung generell abgesperrt und die Zirkulationspumpe abgeschaltet werden.
  • Bei Wieder-Inbetriebnahme nach spätestens 7 Tagen genügt es, das Wasser mindestens fünf Minuten fließen zu lassen. Wichtig ist hierbei, mehrere Entnahmestellen gleichzeitig zu öffnen, um für eine genügend starke Durchströmung der Verteilleitungen zu sorgen. Die Spülung wird getrennt sowohl in der Kalt- als auch in der Warmwasserleitung durchgeführt.
  • Bei Wiederinbetriebnahme nach maximal 4 Wochen ist ein vollständiger Wasseraustausch an allen Entnahmestellen durch Spülung mit Wasser nach Vogaben des DVGW (Deutscher Verein des Gas- und Wasserfaches)-Arbeitsblatt 557 durchzuführen.
  • Sollte die Unterbrechung länger als einen Monat dauern, sind zusätzliche mikrobiologische Kontrolluntersuchungen auf allgemeine Keimzahl und auf Legionellen durchzuführen. Dies gilt sowohl für Kalt- als auch Warmwasserleitungen! WICHTIG: Die Untersuchungen werden nur von zugelassenen Instituten durchgeführt. Gerne benennt der Landessportbund Hessen e.V. (Kontakt siehe unten) ein entsprechendes Institut.
  • Ist eine Stilllegung von mehr als 6 Monaten abzusehen, ist sogar die Anschlussleitung durch das Wasserversorgungsunternehmen abzutrennen und zur Wiederinbetriebnahme gemäß DIN EN 806-4 vorzugehen.


Sollten Sie weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, steht lsb h-Energie- und Sportstättenberater Matthias Schwing, Tel: 069 6789-330, Fax: 069 6789-428, E-Mail: mschwing@remove-this.lsbh.de, gerne zur Verfügung.

Quellennachweis: Deutscher Verein der qualifizierten Schaverständigen für Trinkwasserhygiene e.V. (DVQST), Alexandra Bürschgens, Pressereferentin/Schriftführerin

Musiknutzung und GEMA

  • Musiknutzung und GEMA: Viele Sportvereine und -verbände haben im Verlauf der Corona-Pandemie ihr digitales Angebot deutlich ausgeweitet: Gestreamte Fitnesskurse gehören genauso zum Angebot wie Online-Tutorials zur Laufschule oder Workout-Videos. Doch kann bei solchen Angebote Musik verwenden werden? Was ist dabei zu beachten? Wir haben die wichtigsten Informationen hier zusammengefasst.

Lizenzverlängerungen

Im Zusammenhang mit der Verlängerung von Lizenzen hat der DOSB die Möglichkeit eröffnet, dass aufgrund der Corona-Pandemie „die Ausbildungsträger bei Bedarf DOSB-Lizenzen, die bis zum 31.12.2020 ungültig werden, auch ohne absolvierte Fortbildung um ein zusätzliches Jahr ab dem Tag des letzten Gültigkeitstages verlängern“ können.

Der Landessportbund Hessen wird als Ausbildungsträger von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch machen, da die Durchführung von Fortbildungen wieder grundsätzlich möglich ist. Der lsb h wird jedoch Lizenzen, die zum 31. Dezember 2019 oder zum 30.06.2020 abgelaufen waren, selbstverständlich dann ohne Nachweis als bis zum 31.12.2020 verlängert behandeln, wenn der / die Lizenzinhaber*in zu einer Fortbildungsmaßnahme angemeldet war, diese jedoch Corona-bedingt abgesagt werden musste.

Aus Sicht des Landessportbundes ist es angesichts der unterschiedlichen Situationen in den Verbänden in das Belieben der übrigen Ausbildungsträger gestellt, sich dieser lsb h-Praxis anzuschließen oder unter stärkerer Nutzung der DOSB-Öffnungsklausel Lizenzen auch ohne absolvierte Fortbildung zu verlängern.


Bezuschussung: Für die Bezuschussung durch den lsb h ist es unerheblich, ob eine Verlängerung in 2020 aufgrund der erfolgreichen Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme erfolgte oder unter Nutzung der Öffnungsklausel durch „pauschale“ Anerkennung – in jedem Fall muss das geänderte Gültigkeitsdatum zweifelsfrei dokumentiert bzw. nachgewiesen sein.


Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Geschäftsbereichsleiter:

  • Lizenzverlängerung: Dr. Frank Obst, fobst@lsbh.de
  • Bezuschussung: Steffen Kipper, skipper@lsbh.de

Grundsätzliche Informationen zur Lizenzverlängerung sind weiterhin hier einsehbar.

Präventionskurse

Präventionskurse: Zertifizierte Präventionskurse (Präsenzkurse) können bis zum 31.12.2020 auf digitalem Weg durchgeführt werden. Bis zu diesem Stichtag sind die Kurse jedoch abzuschließen. Alle Anbieter und Kursleitende sollten dies in ihre Planung einbeziehen. Kompaktangebote sind in diese Regelung eingeschlossen.
Befristete Änderung der Präsenzverpflichtung: Bei Programmeinweisungen und Zusatzqualifikationen wird vom 25.03.2020 bis zum 31.12.2020 von der Präsenzverpflichtung des Leitfaden Prävention abgewichen. Die Nachweise können deshalb in diesem Zeitraum auch auf digitalem Weg (Live-Übertragung, Skype etc.) erbracht und zur Kursprüfung bei der Zentrale Prüfstelle Prävention bis zum 31.12.2020 eingereicht werden. Zudem ist es ab sofort bis zum 31.12.2020 möglich, die Kursleitererfahrung auf digitalem Wege nachzuweisen. Nach diesem Stichtag ist die Durchführung in Präsenz wieder verpflichtend.

Rückfragen? Die Info-Hotline der Kooperationsgemeinschaft gesetzlicher Krankenkassen zur Zertifizierung von Präventionskurse ist unter Telefon 0201 5 65 82 90 erreichbar.

 

Achtung: Laut dem hessischen Ministeriums für Soziales und Integration fälltRehabilitationssport in Gruppen gemäß § 64 Abs. 1 Nr. 3 SGB IX jedoch nicht unter die geltenden Einschränkungen für den Breiten- und Freizeitsport. In einer Antwort des Ministeriums auf eine Anfrage des Hesisschen Behinderten- und Rehabilitations-Sportverbandes (HBRS) heißt es:

"Bei medizinischen Angeboten, die erforderlich sind, um die Konstitution zu erhalten bzw. zu verbessern, steht nicht der gesellige Charakter im Vordergrund, bei dem leicht die Einhaltung von Abstands- und Hygieneregeln vergessen wird.  Ich möchte jedoch darauf hinweisen, dass gemäß § 1a Abs. 1 Nr. 1 CoKoBeV in den Publikumsbereichen aller öffentlich zugänglichen Gebäuden eine Mund-Nasen-Bedeckung (MNB) zu tragen ist. Auch in anderen Bereichen, insbesondere dort wo vulnerable Gruppen zusammentreffen, wird das Tragen einer MNB dringend empfohlen.  
Um das Übertragungsrisiko des SARS-CoV-2 Virus zu minimieren, ist die Einhaltung der Abstands- und Hygieneregeln unerlässlich. Hierzu gehören das regelmäßige Händewaschen, die Desinfektion von Händen und Oberflächen sowie Hust- und Niesetiquette. Das regelmäßige Lüften von Räumen sowie ausreichend Platz für alle Teilnehmenden sind unerlässlich. Gegebenenfalls können die Gruppengrößen reduziert werden (zwei kleinere Gruppen aus einer größeren Gruppe bilden).   
Nicht selten gehören Menschen mit Behinderungen zu vulnerablen Gruppe, die durch das SARS-CoV-2 Virus besonders gefährdet sind. Weitere Schutzmaßnahmen sollten deshalb im Einzelfall in Betracht gezogen werden.Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass vorliegend die rechtliche Lage wiedergegeben wurde. Eine inhaltliche Beurteilung im Einzelfall bzgl. des Infektionsrisikos kann nicht erfolgen.HINWEIS: Auf Grund der aktuellen Lage können wir Ihre Frage/n nur mit dem aktuellen Sachstand beantworten. Bitte beachten Sie, dass dieser sich stetig ändern kann.Bei dieser Antwort handelt es sich nicht um eine rechtsverbindliche Auskunft."


Der HBRS und seine medizinische Kommission empfiehlt jedoch, den Rehabilitationssport im Zeitraum November trotzdem auszusetzen und empfiehlt, sich vorab bei den örtlichen Behörden in Verbindung zu setzen, da es je nach Region und aktuellen Fallzahlen zu Abweichungen kommen kann.

 

Online-Meeting- und Video-Dienste

Online-Meeting- und Video-Dienste: Videokonferenz statt klassische Vorstandssitzung, virtuelle Trainingseinheit statt gemeinsames Schwitzen in der Halle, Abteilungsversammlung am PC anstatt im Vereinszimmer - aufgrund der Coronakrise werden Videochat- und Online-Meeting-Programme auch für die Vereinsarbeit immer wichtiger. Doch welches Tool ist das richtige? Der Landessportbund Hessen kann hierzu keine pauschalen Empfehlungen aussprechen und verweist darauf, bei der Auswahl der Programme auch den Punkt "Datenschutz" zu beachten.

  • Einen Überblick über Online-Meeting-Programme, ihre Vor- und Nachteile gibt es unter www.trusted.de/online-meeting
  • Computer-Bild hat hier die wichtigsten Software-Anbieter für Videochats zusammengestellt. 


Auch bei Anbietern, die spezielle Lösungen für Mitgliederversammlungen entwickelt haben, hat sich der Markt seit dem ersten Corona-bedingten Lockdown im Frühjahr 2020 sprunghaft vergrößert. Aufgrund der Vielzahl von Plattformen, auf denen eine virtuelle Mitgliederversammlung grundsätzlich denkbar ist, sowie der individuellen Anforderungen der Vereine, sprechen wir aber auch keine Empfehlungen aus.Die folgenden Links sind als exemplarisch zu betrachten. Diese Auflistung ist nicht abschließend und ein Blick in die präferierte Suchmaschine wird viele weitere Anbieter anzeigen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für eine digitale oder Hybridveranstaltung auf die Infrastruktur eines lokalen Anbieters zurückzugreifen. Beispielsweise hat das RheinMain CongressCenter in Wiesbaden (RMCC) ein Videokonferenzstudio eingerichtet, das bei größeren/komplexeren digitalen Veranstaltungen von Sportorganisationen angemietet werden kann.  Zur Verfügung stehen verschiedene Event-Pakete, die sich hinsichtlich der technischen Ausstattung und Möglichkeiten unterscheiden. Mehr Informationen – insbesondere auch zu den Kosten – unter https://www.rmcc.de/service/hybride-events.php

Datenschutz bei Online-Meetings, Video-Diensten und mehr

Videokonferenzen und Onlinemeetings, Webinare und Messenger aus Sicht des Datenschutzes
Zum Schutz vor Infektion durch das Corona-Virus und einer möglichen Erkrankung durch COVID-19 arbeiten auch viele Beschäftigte des organsierten Sports im Home-Office. Für die Kommunikation untereinander, mit den Sportkreisen, den Fachverbänden und den Vereinen wird daher der Einsatz von Online-Diensten für Video-und Onlinekonferenzen, -meetings oder Webinaren sowie Messenger notwendig. Bei deren Nutzung müssen aber auch weiterhin die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden.

Mit VPN
Der einfachste Zugang vom Home-Office in das Netzwerk der Arbeitsstelle ist über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN). Dabei wird eine gesicherte Verbindung (Kanal) durch das öffentliche Netzwerk des Internets vom heimischen Computer zum Netzwerk des Unternehmens eingerichtet. Dann kann man auf die gewohnten Verzeichnisstrukturen zugreifen und die E-Mail-Kommunikation abwickeln, als säße man am Arbeitsplatz. Auch die Sicherheit der Daten und regelmäßige Backups sind gewährleistet. Die weitere Kommunikation kann dann wie ebenso gewohnt telefonisch erfolgen.

Ohne VPN
Ohne VPN muss man für die Erledigung seiner Aufgaben auf verschiedene Online-Dienste zurückgreifen. Für alle Angebote muss gelten: Gleichwertige EU-Dienste sind Diensten aus Drittländern z.B. der USA vorzuziehen.

Wenn Sie Anbieter aus Drittländern einsetzen, müssen Sie sicherstellen, dass das Datenschutzniveau in diesen Ländern den Anforderungen der DSGVO entspricht (Art. 44 bis 49 DSGVO). Die EU-Kommission hat ein angemessenes Datenschutzniveau bereits für einige Länder (Schweiz, Neuseeland, Andorra, Argentinien, die Faröer-Inseln, Guernsey, Japan, Kanada und Israel (z.T.)) festgestellt. Für Unternehmen aus den USA, die über ein Privacy-Shield-Zertifikat verfügen, darf man dies annehmen, bedenklich ist es dennoch.

Dienste mit den datenschutzfreundlichsten Verfahrens-und Einstellungsmöglichkeiten sind auszuwählen, d.h.

  • die Übertragungen sollten verschlüsselt erfolgen.
  • die geschäftliche Nutzung sollte erlaubt sein (da datenschutzrechtliche Zusicherungen auf Geschäftskunden beschränkt sein können). Unter Umständen bieten auch nur bezahlte Versionen die  erforderlichen Datenschutzfunktionen.
  • die Bildschirmübertragung oder Aufzeichnung sollte eine ausdrückliche Zustimmung voraussetzen. Gesprächsverläufe und Aufzeichnungen sollten grundsätzlich nach Gesprächsende gelöscht werden.
  • es sollten keine Verhaltensprofile der Teilnehmer gebildet werden (Profiling) oder diese Funktion sollte abgeschaltet werden können.

Beteiligung Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte
Datenschutzbeauftragte sollten schon bei der Auswahl des passenden Dienstes involviert werden. Dasselbe gilt, soweit vorhanden, für den Betriebsrat, da er dem Einsatz der Dienste am Ende zustimmen muss (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Die Zustimmung ist gesetzlich vorgeschrieben, da Konferenzdienste sich zur Überwachung der Mitarbeiter objektiv eignen, selbst wenn keine Überwachung geplant ist.

Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages
Anbieter von Video-und Onlinekonferenzdiensten sind grundsätzlich als Auftragsverarbeiter anzusehen, man muss Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO abschließen. Die meisten Anbieter bieten derartige Vereinbarungen vorgefertigt auf ihren Internetauftritten an, teilweise findet man diese dort unter dem Stichpunkt SCC (Security Certificate Contract).

Bietet der Anbieter nur eine Plattform an, aber keine Kontrolle über die Daten Ihrer Kommunikationspartner (wie z. B. bei Discord oder Twitch), liegt keine Auftragsverarbeitung vor und es müssen somit auch keine Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen werden.

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
Wenn man die Dienste einsetzt, sollte man die Einstellungen möglichst datenschutzfreundlich auswählen (“Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“, Art. 25 Abs. 2 DSGVO). Insbesondere sollte man sich bei jeglichen Tracking-, Beobachtungs-, Protokoll-, Screen-Sharing-und Aufzeichnungs-Funktionen immer fragen, ob diese Funktionen gerade wirklich erforderlich sind und diese im Zweifel lieber abschalten.

Datenschutzhinweise
Der Verantwortliche ist dazu verpflichtet die Kommunikationsteilnehmer unter anderem über die Zwecke, Arten und den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Konferenzen oder Webinare zu informieren (Art. 12, 13 DSGVO).

Da sowohl die Mitarbeiter wie auch fremde Teilnehmer belehrt werden müssen, empfiehlt sich diese Informationen in die reguläre Datenschutzerklärung aufzunehmen. Auf die Datenschutzerklärung kann man dann per Link z. B. auf Login-Seiten oder in Einladungen zu einem Onlinemeeting hinweisen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
In das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) sollte im Rahmen der aufgeführtenVerarbeitungsprozesse auch der/die eingesetzte/n Konferenzdienst/e aufgenommen werden. Im Prinzip gehören dieselben Informationen hinein wie in die Datenschutzerklärung.

Datenaustausch

E-Mail-Anhang
Der reine Datei-bzw. Datenaustausch kann zum einen mit Anhängen in einer E-Mail erfolgen. Dies ist aber nur für kleinere Dateien/Datenmengen geeignet, die E-Mail-Server setzen da üblicherweise eine Grenze. Da diese Art der Kommunikation jedoch sehr unsicher ist, sollten vertrauliche Daten unbedingt verschlüsselt werden, alles andere wäre fahrlässig.

Zum Verschlüsseln eignen sich z.B. das Dateipackprogramm 7-Zip, bei dem beim Verpacken/Verkleinern ("Zippen") einer Datei ein Passwort vergeben wird, ohne das sich die Datei nicht wieder entpacken lässt. Allerdings ist bei vielen E-Mail-Anbietern oder -Zugängen das Anhängen von ZIP-Dateien nicht gestattet, da potentiell Schadprogramme mit eingepackt werden können, die vom eingesetzten Anti-Virensystem ohne Passwort nicht überprüft werden können.

Alternativ kann man aus den Daten eine PDF-Datei erzeugen und diese mit einem Passwort absichern. Dann lässt sie sich beim Empfänger zwar öffnen, aber nicht mehr ohne Weiteres weiterverarbeiten.

Sinnvoller wäre die durchgängige Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation bereits in der E-Mail-Software unsichtbar und insbesondere komfortabel für den Anwender, dies bietet zurzeit jedoch keiner der Anbieter.

Cloud-Speicher
Bei großen Dateien oder Datenmengen kann man einen Cloud-Speicher benutzen. Je nach Anbieter bzw. deren Server-Standort (Drittland, USA, siehe oben) sollte der Austausch vertraulicher Daten auch hier auf keinen Fall unverschlüsselt ablaufen. Stehen die Server garantiert in der EU oder sogar in Deutschland, dürfen Daten hier auch unverschlüsselt abgelegt werden. Die kostenlosen Angebote sind teilweise auch beschränkt in der Dateigröße, die übertragen werden darf. Nutzt man den Speicher nur zum Datenaustausch und löscht die Daten danach wieder, dann reichen die kostenfreien Angebote fast immer aus.

Konferenzsysteme
Für die einfache Kommunikation von Person zu Person reicht das Telefon aus, die bekannten Grundsätze zum Datenschutz sind zu beachten: kein Mithören, keine Preisgabe von vertraulichen Daten an Unbekannte usw.

Für Telefonkonferenzen bieten sich entsprechende Dienste an, da damit die Durchführung vereinfacht wird, insbesondere bei größeren Teilnehmergruppen. Reicht eine einfache Sprachübertragung nicht mehr aus, kann man Videokonferenzsysteme einsetzen. Noch weiter gehen Angebote zu Onlinemeetings, bei denen man auch den eigenen Bildschirm mit den übrigen Teilnehmern teilen kann, Dateien austauschen usw.

Die drei genannten Konferenzdienste (und durchaus mehr) bieten u.a. die folgenden Online-Angebote. Die Angaben sind Stand Mitte April 2020, dies kann sich in der aktuellen Situation schnell ändern. Die kostenlosen Versionen sind vielfach auch funktional eingeschränkt, bzw. dürfen im geschäftlichen Umfeld nicht benutzt werden. Nähere Informationen findet man dazu auf den entsprechenden Webseiten der Anbieter. Ein Gastgeber ist der, der zur Konferenz einlädt, ein Gastgeber bedeutet somit nur eine Konferenz. Möchte man mehrere Konferenzen zeitgleich abhalten, muss man mehrere Gastgeber-Lizenzen kaufen.

Webinare
Webinare (Webbasierte Seminare) gehören zur großen Gruppe der Angebote des computerunterstützten Lernes (E-Lernen, E-Learning).

Im Unterschied zur Vorlesung einer Unterrichtseinheit auf Abruf, bei dem die Information nur in einer Richtung übertragen wird, ist ein Webinar interaktiv ausgelegt und ermöglicht beidseitige Kommunikation zwischen Vortragendem und Teilnehmern. Ein Webinar ist „live“ in dem Sinne, dass die Informationen innerhalb eines Programms mit einer festgelegten Start-und Endzeit übermittelt wird. In den meisten Fällen werden die mündlichen Erläuterungen des Vortragenden zu dem am Bildschirm Gezeigten per Audio übertragen. Das funktioniert in der Regel auch umgekehrt, wenn der Teilnehmer eine Sprechgarnitur (Headset) oder ein Mikrofon an seinem Computer angeschlossen hat und der Webinar-Moderator ihm Sprechrechte zugeteilt hat. Weitere, typische Interaktionsmöglichkeiten sind das Herunterladen von Dateien, Fragestellungen via Chat oder die Teilnahme an Umfragen.

Messenger
Die Benutzung von Messengern (von eigentlich "Instant Messaging", d.h. dem Nachrichtensofortversand) ist eine Kommunikationsmethode, bei der sich zwei oder mehr Teilnehmer per Textnachrichten unterhalten. Dabei löst der Absender die Übermittlung aus, so dass die Nachrichten möglichst unmittelbar (und damit englisch „instant“) beim Empfänger ankommen. Damit Nachrichten übertragen werden können, müssen die Teilnehmer mit einem Computerprogramm (Client) über ein Netz wie das Internet direkt oder über einen Server miteinander verbunden sein. In der Regel können Nachrichten auch abgeschickt werden, wenn der Gesprächspartner gerade nicht online ist, die Nachricht wird dann vom Server zwischengespeichert und später an den Empfänger ausgeliefert, wenn dieser wieder erreichbar ist. Viele Messenger unterstützen zusätzlich die Übertragung von Dateien und Audio-und Video-Streams. Benutzer können sich gegenseitig in ihrer Kontaktliste führen und sehen dann an der Präsenzinformation, ob der andere zu einem Gespräch bereit ist.

Datenschutztechnisch sind viele Messenger sehr bedenklich oder dürfen im geschäftlichen Umfeld nicht eingesetzt werden. WhatsApp beispielsweise überträgt bereits bei der Installation auf einem Smartphone ohne Zustimmung des Eigentümers und der Kontakte das komplette Adressbuch auf seine Server in den USA. Der Einsatz ist daher auch in vielen Unternehmen verboten.

Besser machen es da Signal, das aus den Kontaktdaten sogenannte "Hashwerte" berechnet, die dann serverseitig gespeichert werden. Eine Rückführung aus dem Hashwert auf den ursprünglichen Kontakt ist mathematisch unmöglich. Zur Überprüfung eines gemeinsamen Kontakts werden die beiden betreffenden Hashwerte auf Gleichheit getestet.

Der kostenpflichtige Messenger Threema aus der Schweiz speichert ebenso keine Kontaktdaten und fragt vorher, ob er Kontaktdaten auf die Server in der Schweiz übertragen darf.

Sonstiges
Die beste Methode zum Dateiaustausch aus dem und ins Home-Office ist zweifelsfrei eine VPN-Verbindung zum Unternehmensnetz. Als bequeme und praktische Alternative bieten sich Cloud-Speicher an, die in Sachen Datenschutz allerdings vielfach bedenklich sind. Hat man die Möglichkeit eines eigenen Servers und scheut den Aufwand nicht, sind selbstverwaltete Cloud-Speicher wie NextCloud die beste Wahl.

NextCloud bietet neben einem Dateispeicher auch Funktionen für Chats und Webmeetings (NextCloud Talk) und E-Mail, Kontakte und Kalender (NextCloud Groupware).

Andreas Hagendorf, Datenschutzbeauftragter

Stand: 23.04.2020

Wichtige Fragen

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