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Digitale Mitgliederversammlung

Digitale Mitgliederversammlung

Was Sie wissen müssen


Die Corona-Pandemie begleitet uns inzwischen länger als erwartet. Sie stellt den Sport in Hessen vor unzählige neue Herausforderungen. Die Durchführung von rechtssicheren digitalen Mitgliederversammlungen ist eine davon.

Der Landessportbund Hessen hat sich intensiv mit der Thematik beschäftigt und wichtige Informationen dazu aufbereitet. Wir gliedern dabei in folgende fünf Bereiche:

1. Grundsätzliches: Was ist zu beachten und welche Formen der digitalen MV gibt es?


Was ist grundsätzlich zu beachten, wenn ein Verein eine digitale Mitgliederversammlung durchführen möchte?

Dem Vorstand obliegt es, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung zu treffen, die insbesondere sicherstellen sollen, dass nur Vereinsmitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen und ihre Rechte wahrnehmen (z. B. mittels Zuteilung eines individuellen Log-ins).

Welche Punkte hierbei Beachtung finden sollten, beschreibt cms.law auf seiner Homepage wie folgt:

  • der Umfang der Angaben zu Voraussetzungen und Schranken der virtuellen Teilnahme in der Einladung,
  • die Gewährleistung des Frage- und Informationsrechts vor und während der virtuellen Versammlung,
  • die Prüfung der Wahlberechtigung der teilnehmenden Mitglieder,
  • die Vermeidung doppelter Stimmabgabe,
  • die Gewährleistung von geheimen Abstimmungen, soweit diese vorgesehen sind, und
  • die Vermeidung des Risikos von technischen Manipulationen.

Der Markt der Anbieter hat sich seit dem ersten Corona-bedingten Lockdown im Frühjahr 2020 sprunghaft vergrößert. Aufgrund der Vielzahl von Plattformen, auf denen eine digitale Mitgliederversammlung grundsätzlich denkbar ist, sowie der individuellen Anforderungen der Vereine, sprechen wir keine weiterführenden Empfehlungen aus.

 

Beispiele von gängigen Durchführungsmöglichkeiten digitaler Mitgliederversammlungen

  • Digitale Mitgliederversammlungen mit anschließendem schriftlichen Abstimmungsverfahren
    Beim schriftlichen Abstimmungsverfahren muss bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder ihre Stimme in Textform (Brief, E-Mail, Fax) abgegeben haben. Zudem sind bei den Abstimmungen die satzungsgemäß vorgegebenen Mehrheiten zu beachten.
    (benötigte Technik: Videokonferenzsystem, stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC)
  • Digitale Mitgliederversammlungen mit Abstimmungen
    Wahlen und Abstimmungen innerhalb eines digitalen Raumes, mit der Nutzung eines Abstimmungstools.
    (benötigte Technik: Videokonferenzsystem, Online-Abstimmungstool,stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC)
     
  • Hybride Mitgliederversammlungen
    Der Vorstand trifft sich an einem Versammlungsort und die Mitglieder nehmen per Videokonferenz an der Mitgliederversammlung teil. Abstimmungen bei hybriden Mitgliederversammlungen können sowohl mit anschließendem schriftlichen Abstimmungsverfahren unter Beachtung der erforderlichen 50%-Rücklaufquote oder mithilfe eines Abstimmungstools erfolgen.
    (benötigte Technik: Videokonferenzsystem, stabile Internetverbindung, internetfähige Endgeräte z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC, ggf. Webcam mit Lautsprecher und Mikrofon mit Geräuschunterdrückung oder Mischpult, Kamera mit Stativ, Soundkarte, Capture Card, Bild- und Tonverarbeitungssoftware, Beamer, Leinwand, Online-Abstimmungstool)

Selbstverständlich sind noch weitere Varianten zur Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung möglich.

Hinweis: Bei der Vorbereitung und Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung müssen sämtliche Vorgaben der Satzung (Einladung, Fristen, Stimmberechtigung etc.) beachtet werden.

 

2. Videokonferenz-Tools: Hinweise und Empfehlungen


Allgemeine Hinweise und Empfehlungen für die Auswahl und Nutzung von Videokonferenz-Tools hat der Landessportbund für Sie zusammengestellt (PDF-Datei ansehen).

Aufgrund der Vielzahl von Plattformen, auf denen eine digitale Mitgliederversammlung grundsätzlich denkbar ist, sowie der individuellen Anforderungen der Vereine, sprechen wir keine weiterführenden Empfehlungen aus. Die folgenden Zusammenfassungen und Links sind als exemplarisch zu betrachten und nicht abschließend. Eine Recherche wird viele weitere Anbieter zeigen. Wie sich digitale Mitgliederversammlung umsetzen lassen, ist im nachfolgenden Leitfaden von DOSB, dsj und DFSM dargestellt. Im Anschluss daran finden Sie Links zu Anbietern digitaler Lösungen 

Leitfaden für digitale Mitgliederversammlungen von DOSB, dsj und DSM
DOSB, dsj und DSM haben einen gemeinsamen Leitfaden mit Informationen und Hilfestellungen zum Umgang mit der Konzeption, Planung und Durchführung von digitalen Mitgliederversammlungen erarbeitet. Den Leitfaden können Sie hier einsehen und bei Bedarf downloaden.

Links zu Anbietern

Komplettlösung – Video- und Abstimmungs-Tool

3. Abstimmungstools: Hinweise und Empfehlungen


Allgemeine Hinweise und Empfehlungen für die Auswahl und Nutzung von Abstimmungs-Tools hat der Landessportbund für Sie zusammengestellt (PDF-Datei ansehen).

Aufgrund der Vielzahl von Anbietern, sowie der individuellen Anforderungen der Vereine, sprechen wir keine weiterführenden Empfehlungen aus. Die folgenden Zusammenfassungen und Links sind als exemplarisch zu betrachten und nicht abschließend. Eine Recherche wird viele weitere Anbieter zeigen.

Anbieter mit einer ausgewählten Zusammenfassung ohne Anspruch auf Vollständigkeit:


Weitere Links zu Anbietern

Komplettlösung – Video- und Abstimmungs-Tool

4. Datenschutz bei Videokonferenzen


Durch das Corona-Abmilderungsgesetz muss kein Verein befürchten, handlungsunfähig zu werden. Die Vorstände können weiterhin wichtige und erforderliche Entscheidungen auch durch Online-Verfahren herbeiführen. Dabei sind auch aus datenschutztechnischer Sicht ein paar Dinge zu beachten. Die entsprechenden Anforderungen lassen sich am besten mit einem System für Online-Mitgliederversammlungen erfüllen. Was Sie dazu wissen müssen: