Mitgliederversammlung in Pandmie-Zeiten

Mitgliederversammlung in Pandemie-Zeiten

Rechtliche Hinweise


Ob Verein, Sportkreis oder Fachverband: Eine Mitgliederversammlung in Pandemie-Zeiten stellt alle gleichermaßen vor Herausforderungen. Die Fragen, die dabei auftauchen, sind vielfältig. Es geht um Verschiebungen, ablaufende Amtszeiten, eine Verlegung der Versammlung in den digitalen Raum, schriftliche Beschlussfassungen, geeignete Tools und Videodienstanbieter und vieles mehr. Wir haben die wichtigsten Informationen nachfolgend zusammengestellt:


Grundsätzliches

Der Bundestag hatte am 25.03.2020 das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Corona-Abmilderungs-Gesetz) erlassen. Ursprünglich war dieses Gesetz bis zum 31.12.2020 befristet, wurde aber bis zum 31.12.2021 verlängert.

Gesetzesgegenstand sind insbesondere folgende Regelungen, deren Bedeutung sich vor allem dann zeigt, wenn keine entsprechende Satzungsregelung besteht:

  • Fortdauer der Amtszeit eines Vorstandsmitglieds über seine Amtszeit hinaus:
    „Ein Vorstandsmitglied eines Vereins … bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.“
  • Durchführung einer Mitgliederversammlung (MV) ganz oder teilweise als Online-MV (auch virtuelle MV genannt)
  • Beschlussfassung in schriftlicher Form ohne MV (erleichtertes Umlaufverfahren)


Mittlerweile hat der Gesetzgeber jedoch die Regelungen zur Online-MV nochmals geändert. Auch wurde eine Regelung zur Verschiebung der MV gesetzlich vorgesehen. Diese Neuregelungen (aus: Gesetz … zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22.12.2020) gelten vom 28.02.2021 bis zum 31.12.2021 und werden im Folgenden näher dargestellt:

Online-Mitgliederversammlung

Es ist rechtlich umstritten, was passiert, wenn Vereinsmitglieder nicht über die erforderliche Hardware oder die notwendigen Kenntnisse zur Teilnahme an einer Online-MV verfügen. Dies könnte eine unzumutbare Erschwerung für die Teilnahme bedeuten und somit zur Anfechtung der Beschlüsse der Online-MV führen, möglicherweise schon dann, wenn dies nur ein einziges Mitglied betrifft. Auf diese Bedenken enthielt die bisherige Formulierung keine Antwort, so dass der Vorstand neben der Online-MV meist eine schriftliche Beschlussfassung anbieten musste, um auf Nummer Sicher zu gehen.

Die neue Regelung lautet hingegen:

Der Vorstand kann auch ohne Ermächtigung in der Satzung anordnen, dass die Mitglieder „an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen“.

Das erlaubt es dem Vorstand eine Teilnahme an der Online-MV für alle Mitglieder verbindlich anzuordnen („Mitgliederrechte … ausüben … müssen.“). Die Berufung von Mitgliedern auf die unzumutbare Erschwerung der Teilnehme ist dann ausgeschlossen.
 

Daneben besteht weiterhin die Möglichkeit, eine Online- oder Präsenz-MV mit einer schriftlichen Abstimmung zu verbinden. Der Vorstand kann auch ohne Ermächtigung in der Satzung vorsehen, dass „Vereinsmitglieder ohne Teilnahme an der MV ihre Stimmen vor der Durchführung der MV schriftlich abgeben können“.

(Weitere) Verschiebung der MV

Es hat sich gezeigt, dass auch eine Online-MV für viele Vereine aus unterschiedlichen Gründen nicht in Frage kommt. Das können Kostengründe sein, wenn etwa technische Hilfe von außerhalb benötigt wird, um die MV rechtssicher durchzuführen. Oder komplizierte Beschlussthemen eignen sich nicht für diese Form der MV. In solchen Situationen stellt sich die Frage, ob die MV (weiter) verschoben werden darf. Dies kann bekanntlich gegen die Satzung verstoßen. Hierzu findet sich nun folgende Gesetzesvorschrift:

„Abweichend von § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist der Vorstand nicht verpflichtet, die in der Satzung vorgesehene ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen und die Durchführung der Mitgliedersammlung im Wege der elektronischen Kommunikation für den Verein oder die Vereinsmitglieder nicht zumutbar ist.“ 

Dies setzt also erstens voraus, dass die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen, also eine Präsenz-MV, an der alle Mitglieder teilnehmen können, nicht erlaubt ist.

Zweitens muss hinzukommen, dass die Durchführung der MV im Wege der elektronischen Form, also als Online-MV dem Verein oder den Mitgliedern nicht zumutbar ist. Es reicht also nicht aus, wenn der Vorstand die Verschiebung damit begründet, dass eine Präsenz-MV nicht möglich sei. Er muss vielmehr auch die Durchführung als Online-MV prüfen und zu dem Ergebnis kommen, dass eine solche Form dem Verein oder den Mitgliedern nicht zuzumuten ist.

Über die Frage der Zumutbarkeit lässt sich natürlich streiten. Der Vorstand sollte schon gute Gründe nennen, warum die Online-MV für den Verein oder die Mitglieder nicht zumutbar ist. Dies könnte der Fall sein, wenn die Online-Form aus konkreten Gründen für den Verein technisch nicht zu stemmen oder zu teuer ist (s.o.: weil etwa auswärtige technische Hilfe notwendig ist). Es mag auch sein, dass sich bestimmte Themen nicht für die Durchführung einer Online-MV eignen. Oder ein Großteil der Mitglieder ist nicht in der Lage, an einer Online-MV teilzunehmen. Wie dies aber von der Rechtsprechung oder den Vereinsregistern gesehen wird, steht naturgemäß noch nicht fest. Es empfiehlt sich also – falls man an eine (weitere) Verschiebung der MV denkt – mit dem zuständigen Vereinsregister Verbindung aufzunehmen.

Zur Haftung des Vorstandes gegenüber dem Verein dürfte es aber nur kommen können, wenn dem Verein infolge der Verschiebung der MV ein finanziell messbarer Schaden entsteht.

Schriftliche Beschlussfassung

Hier bleibt es bei der bisherigen Regelung: Das Corona-Abmilderungs-Gesetz sieht in Art. 2 § 5 Absatz 3 ein erleichtertes schriftliches Verfahren vor. Während nach § 32 Abs. 2 BGB ein Beschluss ohne MV nur dann gültig ist, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären, soll nun eine schriftliche Beschlussfassung unter der Voraussetzung zulässig sein, dass

  1. alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) wurden,
  2. bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme in Textform (Brief, E-Mail, Telefax) abgegeben hat und
  3. der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde (z.B. je nach Satzung einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen bei gewöhnlichen Beschlüssen und 2/3-Mehrheit bei Satzungsänderungen).

Weitere Hinweise

Diese Regelungen gelten auch für Vorstandssitzungen und Versammlungen anderer Vereinsorgane.

Eine Aufnahme der Vorschriften in die Satzung, damit sie auch über den 31.12.2021 hinaus gelten, ist zu empfehlen.