Versammlung

Die Mitgliederversammlung (MV) ist – neben dem Vorstand – ein grundsätzlich notwendiges und im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschriebenes Vereinsorgan.
Wie eine MV durchzuführen ist, wird in den meisten Fällen sehr genau durch die Vereinssatzung geregelt.
Leider sind Mitgliederversammlungen der Vereine meist schwach besucht. Dies darf nicht darüber hinweg täuschen, dass richtungweisende Entscheidungen satzungsgemäß bei fast allen Vereinen diesem Organ obliegen. Eine gute Vorbereitung ist zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Durchführung der MV.
Wir haben Ihnen Tipps und Hinweise zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer MV sowie Wissenswertes zu den Wahlen in der Mitgliederversammlung zusammengestellt. Zudem finden Sie allerhand Details, die es zu beachten gibt.

Einladung zur Mitgliederversammlung (MV) - Prüfen Sie, ob Ihre Mitgliederliste auf dem neuesten Stand ist. Sie müssen sicher sein können, dass alle satzungsgemäß teilnahmeberechtigten Mitglieder eingeladen werden, da hiervon die Wirksamkeit der Beschlüsse abhängt.

Inhaltlich kann man sich bei der Einladung zur MV in aller Regel an der Satzung orientieren.In der Satzung wird geregelt, welche Aufgaben die MV hat, diese können in abgewandelter Form als Tagesordnungspunkte (TOP) in das Einladungsschreiben übernommen werden.

Sind Satzungsänderungen für die nächste MV geplant, dann ist hierfür ein separater Tagesordnungspunkt in die Einladung aufzunehmen. Eine Satzungsänderung muss – laut Entscheidung des Bundesgerichtshofes – den Mitgliedern auch dann zwingend mitgeteilt werden, wenn die Satzung dies nicht vorsehen sollte. Außerdem müssen die abzustimmenden Änderungen immer mit den zu ändernden Paragraphen angekündigt werden (siehe auch: Satzungsänderungen richtig vorbereiten).

Der berühmt berüchtigte Tagesordnungspunkt "Verschiedenes" taucht immer wieder in Einladungen zu MV von Sportvereinen und Verbänden auf.
Dieser TOP ist nach der einschlägigen Rechtsprechung absolut überflüssig, denn er ist zu unbestimmt und ermöglicht den Mitgliedern eines Sportvereins gerade keine Beschlussfassung, sondern lediglich eine unverbindliche Beratung zu aktuellen Themen. Leider kommen viele Sitzungsteilnehmer erst zum Schluss von Veranstaltungen "in Stimmung" und wollen beraten und entscheiden.
Der TOP Verschiedenes ist daher erst überhaupt nicht in die Tagesordnung zur MV aufzunehmen.

Es ist zu beachten, dass die in einer Satzung eines Sportvereins oder Sportverbandes bestimmte Ladungsfrist zur Mitgliederversammlungen und die dort bestimmte Form der Einladung - z.B. durch schriftliche Veröffentlichung in einer Tageszeitung, der Mitgliederzeitung o.ä. - zwingend zu beachten sind.
Wenn in einer Satzung bestimmt ist, dass zu einer Mitgliederversammlung schriftlich sechs Wochen vor der MV durch Veröffentlichung in einer bestimmten Tageszeitung einzuladen ist, so hat der Vorsitzende zwingend dafür zu sorgen, dass die Einladung zur MV auch sechs Wochen vor der MV den betroffenen Mitgliedern zugeht.
Maßgebend für die Wahrung dieser Ladungsfrist ist der Zugang bei den Einzuladenden, nicht der Zugang, der schriftlich zum Abdruck bestimmten Tagesordnung bei der Redaktion der entsprechenden Tageszeitung bzw. der Post. Letzteres kann dazu führen, dass auf eine entsprechende Rüge in der MV die ordnungsgemäße Einladung zur MV nicht festgestellt werden kann. Gefasste Beschlüsse und Wahlen wären dann ggf. nicht rechtswirksam zustande gekommen.
Größere Vereine und Sportfachverbände sollten bei den Formalitäten zur Einladung von MV keine zu langen Fristen bestimmen und zwei Formen der Einladung vorsehen, nämlich die Veröffentlichung im Vereins-/Verbandsorgan (bzw. der Tageszeitung) und die schriftliche Einladung an die Mitglieder/Delegierten mit einfachem Brief.

Für Einladungen zu Mitgliederversammlungen und weiteren mit Fristen verbundenen Terminen gelten die §§ 187-193 BGB.
Im § 193 BGB der Auslegungsregeln wird festgelegt, dass wenn eine Frist auf einen Samstag, Sonntag oder allgemeinen Feiertag fällt, an die Stelle dieses Tages der nächste Werktag eintritt.
Für die Berechnung der Frist wird nach § 187 Abs.1 BGB der Tag nicht mitgerechnet, in welchen das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt.

Zeitgemäße Vereinssatzungen sollten von Veröffentlichungen der Einladung zur MV in der Tagespresse absehen. Eine viel größere Wirkung hat die direkte Kommunikation mit den Mitgliedern. Hier kann sich der moderne Verein – bei entsprechender Satzung – den elektronischen Medien bedienen. Der Versand der Einladungen zur MV per E-Mail ist direkt, unkompliziert und schnell – und spart dem Verein Druck- und Portokosten.

Eine entsprechende Satzungsbestimmung kann wie folgt gefasst werden:
„Die Mitgliederversammlung ist vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen und unter Mitteilung der Tagesordnung schriftlich einzuberufen. Die Kommunikation im Verein kann in Textform (auch mittels elektronischer Medien) erfolgen. Mitteilungen jeglicher Art gelten als zugegangen, wenn sie an die dem Verein bekannt gegebene Anschrift oder E-Mail-Anschrift gerichtet ist.“ (Auszug aus den Mustersatzungen des lsb h) - Durch eine solche Satzungsbestimmung kann man unnötige juristische Dispute in der  MV vermeiden.

Die in der Satzung beschriebenen Ladungsfristen zur Mitgliederversammlung (MV) sind zwingend zu beachten. Und grundsätzlich ist es die Aufgabe des Vorstandes, die MV einzuberufen. Was aber tun, wenn dies zu spät oder gar nicht geschieht?

Die Einberufung der Mitgliederversammlung ist Sache des alten Vorstands. Enthält die Satzung keine Übergangsklausel und hat es der Vorstand versäumt, vor Ablauf der Amtsperiode die Mitgliederversammlung für Neuwahlen einzuberufen, so ist er nach der neueren Rechtsprechung auch nach Ablauf seiner Amtsperiode noch befugt, die Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Eröffnung dieser Mitgliederversammlung obliegt noch dem alten Vorstand, die weitere Leitung dieser Versammlung einem zu wählenden Versammlungsleiter.

Wenn die Funktion des Vorstands nach § 26 BGB nicht mehr ausreichend besetzt werden kann, ist der Verein handlungsunfähig. Sollte dieser Zustand über längere Zeit vorliegen und keine Lösung in Sicht sein, muss ein Notvorstand nach § 29 BGB bestellt werden, damit der Verein seine Geschäfte weiterführen kann.

Die Berufung eines Notvorstands erfolgt durch das zuständige Amtsgericht: nur in dringenden Fällen und nur auf Antrag eines Beteiligten. Ein dringender Fall liegt u.a. dann vor, wenn dem Verein oder anderen Beteiligten ein Schaden droht. Der Antrag auf Bestellung eines Notvorstandes kann formlos gestellt werden. Die Auswahl des Notvorstandes erfolgt durch das Gericht.
Wichtig: Der Notvorstand hat gegen den Verein einen Vergütungsanspruch nach § 612 BGB.

Nicht selten überschreiten Vereine die in der Satzung vorgeschriebene Frist zur Einberufung der Mitgliederversammlung. An den Landessportbund wurde bereits oft die Frage gestellt, was passiert, wenn im Verein über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel drei Jahre) keine Mitgliederversammlung durchgeführt wurde, obwohl die Satzung des Vereins vorsieht, dass diese jährlich stattfinden soll. In dem uns vorliegenden Fall steht noch dazu in der Satzung, dass alle zwei Jahre der Vereinsvorstand neu zu wählen ist. Da offensichtlich auch diese Fristen überschritten wurden, kam die Frage auf, ob der Vorstand überhaupt noch handlungsfähig sei.

Mal unabhängig davon, welche Gründe vorliegen, die Satzungsfestlegungen für einen solch langen Zeitraum nicht einzuhalten, stellt sich die Frage: Warum haben die Mitglieder des Vereins so lange zugeschaut? Warum haben sie nicht das Minderheitenquorum in Anspruch genommen und einen Antrag auf sofortige Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung eingestellt?
Zumindest dann hätte der vertretungsberechtigte Vorstand die Pflicht gehabt, zu reagieren. Reagiert der Vorstand nicht, müsste das Amtsgericht informiert werden, welches seinerseits  Maßnahmen zur Einhaltung der Satzung ergreifen würde, unter anderem eine Zwangsgeldandrohung.

Es gibt aber noch andere Zusammenhänge, die beachtet werden müssen. Zunächst kann man festhalten, dass im vorliegenden Fall sowohl in der Außenvertretung – es lag offensichtlich kein Beschluss vor, wonach beim Registergericht eingetragene Vorstandsmitglieder zu streichen sind bzw. auch keine Neuwahl – als auch nach innen (Innenverhältnis zu den Mitgliedern) der Vorstand so lange im Amt bleibt, bis eine Neu- bzw. Nachwahl stattgefunden hat. Eine dementsprechende Festlegung war in der Satzung des Vereins vorhanden.

Übrigens kommt es immer wieder vor, dass Neuwahlen durchgeführt werden, die neu gewählten Vorstandsmitglieder aber nicht dem Registergericht zur Eintragung gemeldet werden. Das kann vor allem in der Außenvertretung zu fatalen Folgen führen.

Drei Jahre keine Mitgliederversammlung durchzuführen, obwohl die Satzung eine jährliche vorsieht, heißt ja auch, dass in den zurückliegenden Jahren keine Vorstandsentlastung durch die Mitgliederversammlung erfolgte. Daher ist bei der Einberufung der nächsten Mitgliederversammlung darauf zu achten, dass die Tagesordnung das genaue Verfahren (laut Satzung) für die zurückliegenden Jahre beinhaltet. Rechenschaftsbericht, Bericht der Kassenprüfer und Antrag für die Entlastung des Vorstandes haben für jedes Jahr zu erfolgen. Will man die Entlastung nach den vorangegangenen Berichten für den gesamten zurückliegenden Zeitraum herbeiführen, wäre in dem Fall ein besonderer Beschluss der Mitgliederversammlung erforderlich und im Protokoll der Mitgliederversammlung festzuhalten.
Schwieriger wird es, wenn festgestellt wird, dass es in den Jahren oder in einem Jahr, in dem keine Mitgliederversammlung stattfand, zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist und die Mitgliederversammlung dem Vorstand keine Entlastung erteilen möchte.

Sicherlich kommt es hier auf die Einzelfallprüfung an. Dem Grunde nach wäre eine Verweigerung der Entlastung des Vorstandes kaum möglich, denn die Mitglieder selbst haben auf die Einberufungsmöglichkeit nach § 37 BGB "Berufung auf Verlangen der Minderheit" verzichtet, nicht wahrgenommen oder von der Möglichkeit gar nichts gewusst.

Worauf sollte geachtet werden?

• Eine Satzungsbestimmung, wonach die Mitgliederversammlung jährlich in einem bestimmten Monat durchgeführt werden muss, ist ungünstig. Dies sollte offener gestaltet sein. Dabei ist zu beachten, dass für die Jahresplanung bestimmte Monate ungeeignet sein dürften.

• Die Satzung sollte beinhalten, dass der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Fehlt diese Aussage und es kommt wie im vorliegenden Fall dazu, dass die Wahlperiode überschritten wurde, würde das Vorstandsamt mit der Wahlperiode enden. Es müsste entsprechend § 29 BGB ein Notvorstand angezeigt werden.

• Sinnvollerweise sollte die Vereinssatzung auf der Homepage des Vereins hinterlegt sein, sodass ein Mitglied zu jeder Zeit Kenntnis über die Einberufung, Durchführung, Verfahrensfragen der Entlastung des Vorstandes, Einberufung von einer außerordentlichen Mitgliederversammlung auf der Basis des Minderheitenquorums und anderen Dingen erlangen kann.

• Wurde eine Neuwahl durchgeführt, sind die neu gewählten Vorstandsmitglieder dem zuständigen Amtsgericht zu melden.

Fehler bei der Einberufung der Mitgliederversammlung können zur Unwirksamkeit beziehungsweise Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse führen. Bei der Einberufung sollte daher der Vorstand akribisch darauf achten, dass die Formalien der Satzung eingehalten werden. Besonders ist darauf zu achten, dass alle Mitglieder – also auch die nicht stimmberechtigten -  form- und fristgerecht geladen werden.

Grundsätze der Entscheidung des OLG - Bestimmt die Satzung des e.V. eine Frist für die Einberufung der Mitgliederversammlung, beginnt diese Frist zu dem Zeitpunkt, an dem mit dem Zugang der Einladung an alle (!) Mitglieder gerechnet werden kann. Die Einladung muss also rechtzeitig zur Post aufgegeben werden, damit der Post nach dem gewöhnlichen Gang der Dinge genügend Zeit bleibt, die Einladungen zuzustellen. Auf den tatsächlichen Zugang bei jedem einzelnen Mitglied kommt es insofern nicht an.
Wird das Einladungsschreiben rechtzeitig eingeworfen, darf der Verein nach Auffassung des OLG damit rechnen, dass es am nächsten Tag zugestellt wird. Die Beweislast, dass die Einladung zu spät zugestellt wurde – mit der Folge, dass bei der Mitgliederversammlung vorgenommene Beschlüsse deshalb unwirksam sind – liegt beim Mitglied. Der Verein kann die rechtzeitige Einlieferung mit dem Postbeleg und mit Zeugen nachweisen.

Prüfung der Zustellzeiten der Post - Maßgeblich ist die normale Laufzeit für formlos versandte Briefe, die innerhalb Deutschlands einen Tag beträgt. Dies setzt jedoch voraus, dass die Sendungen zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Absenderpostamt abgegeben sein müssen. Wann Sendungen einen Empfänger in einem bestimmten Postleitzahlenbereich erreichen, ergibt sich aus www.deutschepost.de.
Bei werktags aufgegebenen Postsendungen darf der Absender deshalb grundsätzlich darauf vertrauen, dass diese innerhalb des Bundesgebietes am nächsten Werktag den Empfänger erreichen (BGH, Beschluss v. 19.6.2013).

Nachweispflichten des Vereins - Kann ein e.V. nachweisen, dass der Beschluss auch bei Anwesenheit nicht geladener Mitglieder nicht anders ausgefallen wäre, ist der Beschluss also trotzdem wirksam. Dafür genügt aber nicht das bloße Zahlenverhältnis bei der Stimmauszählung. Auch die mögliche Einflussnahme eines Mitglieds auf das Abstimmverhalten durch Teilnahme an der Diskussion, muss beachtet werden.
Da sich diese mögliche Einflussnahme kaum widerlegen lässt, muss der Verein nachweisen können, dass das Abstimmungsergebnis so eindeutig war, dass die Einflussnahme keine Rolle gespielt hätte.
Der Nachweis, dass die Abstimmung auch bei Anwesenheit der betreffenden Mitglieder nicht anders ausgefallen wäre, ist meist nur in zwei Fällen denkbar:
Es gab keine Beschlussalternativen. Die Mitglieder konnten also nur mit „Ja“ oder „Nein“ stimmen und die Ja-Stimmen überwogen deutlich. Beispiel: Für den 1. Vorsitzenden kandidierte nur eine Person.
Die Mehrheitsverhältnisse sind so eindeutig, dass auch eine erhebliche Beeinflussung des Abstimmungsverhaltens zum gleichen Ergebnis geführt hätte.

Klare Satzungsregelungen erforderlich - Bei der Formulierung der Ladungsfristen in der Satzung ist daher darauf zu achten, ob maßgeblicher Zeitpunkt die fristgerechte Versendung der Einladung ist oder der Zugang der Sendung beim Mitglied. Nach der Rechtsprechung des BGH kommt es dabei darauf an, den Mitgliedern Dispositionsschutz zu gewähren, d.h. genügend Zeit einzuräumen, um sich auf den Termin und den Inhalt der Mitgliederversammlung einzustellen und vorzubereiten.Insofern kommt es nicht auf den tatsächlichen Zugang der Einladung an.
Quelle: OLG München, Urteil v. 11.5.2015, Az.: 31Wx123/15; BLSV Nr. 12

Das Gesetz gibt in § 37 BGB einer Minderheit von Vereinsmitgliedern das Recht, die Einberufung einer Mitgliederversammlung (meist als außerordentliche Mitgliederversammlung bezeichnet) zu verlangen und sie auch gegen den Willen des Einberufungsorgans (normalerweise der Vorstand) zu erzwingen. Dieses Recht kann durch die Satzung nicht ausgeschlossen werden. Die Satzung kann aber bestimmen, wie groß der Teil der Mitglieder sein muss, um dieses Recht in Anspruch nehmen zu können. Der Anteil darf aber nur so groß bemessen werden, dass er noch immer eine Minderheit der Mitglieder bedeutet, also keinesfalls größer festgesetzt werden als auf die Hälfte der Mitglieder. Die Satzung soll den Maßstab für die Berechnung der erforderlichen Zahl von Mitgliedern so wählen, dass der Minderheitsschutz nicht nur zum Zeitpunkt der Vereinsgründung gewährleistet ist, sondern auch dann, wenn später evtl. mehr oder weniger Mitglieder dem Verein angehören. Es ist daher ratsam, wenn die Satzung nicht einer festen Zahl von Mitgliedern das Minderheitsrecht einräumt, sondern einen bestimmten Prozentsatz bestimmt.

Enthält die Satzung über das Minderheitsrecht überhaupt keine Bestimmung, dann gilt das Gesetz, das einem Zehntel der Mitglieder das besprochene Recht gibt (§ 37 BGB). Die Satzung kann jedoch den Bruchteil auch kleiner festsetzen und damit das Minderheitsrecht großzügiger gestalten, als es vom Gesetz gefordert wird. Maßgebend für die Berechnung der Zahl von Mitgliedern, die das Minderheitsrecht haben, ist der Mitgliederstand zu dem Zeitpunkt, an dem das Verlangen beim Vorstand eingeht. Bei der Berechnung der erforderlichen Minderheit zählen alle Vereinsmitglieder mit, die das Recht haben, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen, also auch die nicht stimmberechtigten Mitglieder (z.B. außerordentliche Mitglieder, Jugendmitglieder usw.). Auch diese dürfen das Minderheitsverlangen durch ihre Unterschrift unterstützen. Bestehen Zweifel über die Gesamtzahl der Mitglieder, dann muss im Streitfall der Verein/Vorstand (nicht die Minderheit) beweisen, wie viele Mitglieder der Verein hat.

Wenn die satzungsmäßige oder die gesetzliche Minderheit die Einberufung einer Mitgliederversammlung durchsetzen will, muss sie ihr Verlangen zunächst innerhalb des Vereins geltend machen und den Antrag an den Vorstand richten.Das Verlangen muss schriftlich gestellt werden. Die Minderheitsangehörigen können ihr Verlangen einzeln erheben oder, was zweckmäßiger ist, in einem von allen unterschriebenen Antrag.
Eine Ausfertigung dieses Antrags reicht der Bevollmächtigte der Minderheit beim Vorstand ein, eine zweite behält er vorsorglich zurück, da es schon vorgekommen ist, dass der Vorstand den an ihn gerichteten Antrag (inkl. Unterschriftenliste bzw. Vollmachten) für einen evtl. später erforderlichen Antrag bei Gericht nicht mehr zurückgegeben hat, und es dann Schwierigkeiten gab, die Korrektheit des Antrages bei Gericht nachzuweisen.

Bei der Formulierung des Antrags an den Vorstand ist streng darauf zu achten, dass er den vom Gesetz geforderten Inhalt hat. Erstens: Es müssen die Gründe angegeben werden, die die Minderheit bewogen hat, eine (außerordentliche) Mitgliederversammlung zu beantragen. Zweitens: Der Antrag muss den beabsichtigten Zweck der Mitgliederversammlung eindeutig erkennen lassen, also welche Beschlüsse gefasst werden sollen. Es empfiehlt sich daher, diesen Zweck gleich als Tagesordnungspunkt(e) zu formulieren. Der Vorstand ist nämlich nur dann verpflichtet, dem Verlangen der Minderheit zu entsprechen, wenn diese Angaben eindeutig formuliert sind. Obliegt die Beschlussfassung über die Einberufung der Mitgliederversammlung, wie regelmäßig, dem Vorstand, so genügt es, wenn der Antrag einem Vorstandsmitglied zugeht (§ 28 Abs. 2 BGB). Nachdem der Antrag beim Vorstand eingereicht wurde, können keine weiteren Anträge zur Tagesordnung gestellt werden – lediglich über ein weiteres, zusätzliches Minderheitsverlangen in der gleichen Form. Andererseits kann es auch vorkommen, dass der Vorstand an sich bereit ist, die Mitgliederversammlung einzuberufen, sich aber weigert, einen bestimmten Tagesordnungspunkt zu akzeptieren (z.B. bei einem Misstrauensantrag). In diesem Fall kann die Minderheit über das gleiche Verfahren ebenfalls verlangen, dass dieser Punkt in der Tagesordnung verbleibt.

Umstritten ist in der Rechtsprechung immer noch die Frage, ob der Vorstand das Recht hat, den Antrag der Minderheit insgesamt abzulehnen, wenn er ihn für unbegründet hält, oder ob er sozusagen automatisch verpflichtet ist, die Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn der Antrag die formellen gesetzlichen Voraussetzungen (Mindestzahl von Mitgliedern, Angabe von Zweck und Gründen) erfüllt. Will man dem gesetzlich garantierten Minderheitsschutz nicht wesentlichen Abbruch tun, dann muss der Minderheit das Recht zustehen, auch ein objektiv unbegründetes Anliegen der Mitgliederversammlung zu unterbreiten. Andererseits findet der gesetzliche Minderheitsschutz dort seine Grenze, wo er dazu benützt werden soll, offensichtlichem Rechtsmissbrauch Vorschub zu leisten. In diesem Fall wird man dem Vorstand das Recht zugestehen müssen, sich einem Verlangen der Minderheit zu widersetzen.

Wenn es der Minderheit nicht gelungen ist, auf dem dargestellten vereinsinternen Weg die Einberufung einer Mitgliederversammlung mit der gewünschten Tagesordnung zu erreichen, hat sie die Möglichkeit, beim zuständigen Amtsgericht den Antrag zu stellen, sie zu ermächtigen, die Mitgliederversammlung selbst einzuberufen (einen entsprechenden Mustertext finden Sie hier). Der Rechtspfleger muss zunächst zu dem Antrag den Vereinsvorstand hören, soweit dies möglich ist. Die Anhörung des Vorstands muss auch dann erfolgen, wenn der Rechtspfleger beabsichtigt, den Antrag der Minderheit abzulehnen. Die Anhörung darf nur unterbleiben, wenn sie aus Gründen, die der Vorstand selbst zu vertreten hat, oder die in seiner Person liegen, nicht möglich ist. Das könnte der Fall sein, wenn der gesamte Vorstand nicht erreichbar ist, weil er sich mit unbekanntem Ziel im Urlaub befindet. Der Rechtspfleger prüft, ob dieselben Mitglieder, die beim Amtsgericht den Antrag gestellt haben, zuvor vom Vorstand vergeblich die Einberufung der Mitgliederversammlung verlangt hatten. Ferner muss er feststellen, ob die Antragsteller die erforderliche Minderheit darstellen. Die Mindestzahl muss zu dem Zeitpunkt, an dem das Gericht die Ermächtigung erteilt, noch gegeben sein. Um die Mindestzahl zu errechnen, muss der Rechtspfleger wissen, wie viele Mitglieder der Verein hat. Diese Kenntnis kann er sich dadurch verschaffen, dass er vom Vorstand eine Bescheinigung über die Zahl der Vereinsmitglieder verlangt (§ 72 BGB). Notfalls muss der Vorstand durch Zwangsgeld (§ 78 Abs. 1 BGB) zur Vorlage dieser Bescheinigung angehalten werden.

Der Versammlungsleiter / Die Versammlungsleiterin
Grundsätzlich leitet derjenige/diejenige die Mitgliederversammlung, den/die die Satzung oder die Geschäftsordnung (GO) hierfür vorsieht. Findet sich keine Bestimmung hierfür in der Satzung bzw. GO leitet der/die Vorsitzende oder eine durch die Mitgliederversammlung gewählte Person die Versammlung.

Vor der Eröffnung
Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte sich vor Eröffnung der Mitgliederversammlung versichern, dass die Ladungsfrist zur Mitgliederversammlung gewahrt wurde und allen teilnahmeberechtigen Mitgliedern eine Einladung zugegangen ist.
Da von der Mitgliederversammlung ein Protokoll anzufertigen ist, muss der Versammlungsleiter/die Versammlungsleiterin die Protokollführung sicherstellen. Er/Sie hat darüber zu wachen, dass ein ordnungsgemäßes Protokoll der Versammlung geführt wird.
Es ist zu prüfen, ob schriftliche Anträge zur Aufnahme neuer Tagesordnungspunkte (TOP) vorliegen. Dies ist aber nur möglich, wenn die Satzung/GO dies zulässt.
Die Satzung/GO sollte man sich in jedem Fall bereitlegen, um diese bei Zwischenfällen zu Rate ziehen zu können.
Außerdem ist eine Anwesenheitsliste auszulegen, um die Beschlussfähigkeit prüfen zu können. Wer stimmberechtigt ist, das bestimmt die Satzung.

Feststellung der Beschlussfähigkeit der MV
Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte sich die Anwesenheitsliste vorlegen lassen und prüfen. Wie viele Mitglieder sind anwesend und sind diese stimmberechtigt. Gibt es Gäste und lässt die Satzung/GO überhaupt Gäste zu. Wenn die Satzung/GO nicht explizit etwas anderes beschreibt, ist eine Mitgliederversammlung nicht öffentlich.
Wenn die Satzung eine Übertragung der Stimmrechte mittels Stimmrechtsvollmacht zulässt, müssen diese ebenfalls geprüft werden.
Sollte laut der Satzung/GO die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung von einer Mindestzahl der Mitglieder abhängig sein, so ist dies natürlich auch zu überprüfen.

Die Eröffnung der MV
Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte die Mitgliederversammlung eindeutig und pünktlich – d.h. nicht zu früh und nicht zu spät, da dies Einfluss auf Abstimmungsergebnisse haben könnte – eröffnen.
Danach sollte eine förmliche Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und Beschlussfähigkeit erfolgen, mit der Frage, ob Einwendungen gegen diese Feststellung erhoben werden. Dieses Vorgehen ist zweckmäßig, da dadurch spätere Einwendungen der Anwesenden erschwert werden.
Sollten Gäste anwesend sein und deren Anwesenheit ist nicht durch die Satzung/GO geregelt, muss über deren Teilnahmerecht beschlossen werden.
Wenn die Satzung Anträge zur Tagesordnung (Dringlichkeitsanträge) zulässt, sollte nun nach solchen gefragt werden.

Eintritt in die Tagesordnung
Nach offizieller Eröffnung der Mitgliederversammlung, wird nun die Tagesordnung bekannt gegeben – eventuell unter Berücksichtigung der beantragten Änderungen.
An dieser Stelle können von der Mitgliederversammlung auch noch Änderungen in der Reihenfolge beschlossen werden, ebenso die  Absetzung eines Tagesordnungspunktes.
Aufrechterhaltung eines geordneten Versammlungsablaufes
Um einen geordneten Versammlungsablauf zu gewährleisten kann der Versammlungsleiter/die Versammlungsleiterin entweder vorab oder falls es die Lage der Dinge erforderlich macht, einige „Spielregeln“ benennen. In Vereinen in denen eine ausgeprägte Diskussionskultur gepflegt wird oder bei kontroversen Tagesordnungspunkten, empfiehlt es sich, die Regeln im Vorfeld bekannt zu geben und zudem in Papierform auszulegen.

Beispiele:

• Festlegung einer Redezeit
• Unterbrechung der Versammlung
• Entziehung des Wortes (nach vorheriger Abmahnung)
• Verweisung aus dem Versammlungsraum (wobei dies nur ein letztes Mittel sein kann)

Diese Maßnahmen kann der Versammlungsleiter / die Versammlungsleiterin eigenverantwortlich treffen.

• Erlaubnis zu Ton- und Bildaufzeichnungen.

Hier bedarf es der Zustimmung aller Personen, die von der Ton- oder Bildaufzeichnung betroffen sind. In diesem Fall sollte am besten ein einstimmiger Beschluss herbeigeführt werden.

Abhandlung der TO-Punkte
Es gilt das Rederecht zu beachten, auch Nicht-Stimmberechtigte haben Redezeit.
Die Reihenfolge der Wortmeldungen muss beachtet werden. Wobei der Versammlungsleiter eine bestimmte Form der Wortmeldung verlangen kann (z.B. Rednerliste).
Wenn keine Wortmeldungen mehr zum jeweiligen TOP vorliegen, wird das Ende der Debatte festgestellt.
Wenn angebracht, wird zur Beschlussfassung aufgerufen. Hierbei sollte über den weitgehendsten Antrag zuerst abgestimmt werden.
Zunächst ist die Form der Abstimmung zu klären. Grundsätzlich gibt es in der Mitgliederversammlung offene Abstimmungen, es sei denn die Satzung/GO schreibt eine andere Form vor. Eine geheime Abstimmung – ohne dass die Satzung/GO dies vorschreibt – erfolgt nur dann, wenn die MV dies mehrheitlich beschließt.
Die Mehrheitserfordernisse lt. Satzung/GO sollten geklärt sein. Heißt es in der Satzung/GO, dass die "Stimmenmehrheit / Mehrheit der abgegebenen Stimmen" über den Ausgang einer Abstimmung entscheidet, so werden Enthaltungen nicht gezählt; ist jedoch von einer "Mehrheit der Anwesenden" die Rede, so wirken Enthaltungen wie Nein-Stimmen. (Erfahren Sie mehr unter Wahlen in der Mitgliederversammlung - Ermittlung von beschlussfähigen Mehrheiten)
Nach erfolgter Abstimmung ist das Abstimmungsergebnis förmlich festzustellen und zu verkünden, was mit welcher Mehrheit beschlossen wurde. Dies für das Protokoll wichtig.

Schließen der Versammlung
Die Versammlung kann geschlossen werden, wenn alle Tagesordnungspunkte abgehandelt wurden und keine Wortmeldungen mehr vorliegen.
Eine Vertagung kann nur mit mehrheitlichem Beschluss der Mitgliederversammlung erfolgen, wobei Ort und Zeit festgelegt werden müssen.

Gute Vorbereitung ist alles
Leider berichtet das Gros der Vereine von einer schlechten Beteiligung seiner Mitglieder an den Mitgliederversammlungen. Fragt man die Mitglieder, so wird man immer wieder von langatmigen Veranstaltungen berichtet bekommen, die diesen die Teilnahme an den Mitgliederversammlungen vergrätzen.
Ein gut vorbereiteter Versammlungsleiter/Eine gut vorbereitete Versammlungsleiterin hat nicht nur ein grundsätzlich selbstbewussteres Auftreten, er/sie kann die Mitglieder auch sehr viel kurzweiliger durch die Tagesordnungspunkte führen. Außerdem kann ab und an auf den Plan tretenden Querulanten, mit guter Vorbereitung, viel besser die Stirn geboten werden.

Rechtsgrundlage § 666 BGB

Wird ein Vorstandsmitglied von einer Mitgliederversammlung gewählt und nimmt das Vorstandsmitglied das "Amt an", so kommt zwischen dem Verein - vertreten durch die Mitgliederversammlung - und dem Vorstandsmitglied ein Auftragsverhältnis zustande.
Die Rechte und Pflichten der Vorstandsmitglieder bestimmen sich daher nach dem Auftragsrecht des BGB, §§ 662 ff. BGB.
Nach der Bestimmung des § 666 BGB ist der Beauftragte verpflichtet, dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrages Rechenschaft abzulegen.

§ 666 BGB regelt also drei Kardinalpflichten des Beauftragten

• Benachrichtigungspflicht
• Auskunftspflicht
• Pflicht zur Rechnungslegung

Benachrichtigungspflicht

Der Auftraggeber - die Mitgliederversammlung - hat Anspruch auf alle Informationen, die im Rahmen der Erledigung des Auftrages bedeutsam sind.

Auskunftspflicht

Der Beauftragte hat einen Anspruch auf Auskunft über den Stand der Vereinsgeschäfte als Ganzes. Für das Auftragsverhältnis zu einem Rechtsanwalt hat die Rechtsprechung entschieden, dass ein Gesamtbericht und ein Sachstandsbericht über den Fortschritt eines Mandates verlangt werden kann.
Im Verein gilt nichts anderes. Auskunft ist zu geben über alle bedeutsamen Punkte der Ausführung des Auftrages. Auf Nachfrage eines Mitgliedes sind diesem weitere - erläuternde - Auskünfte vom Beauftragten zu geben.

Der Verweis auf datenschutzrechtliche Bestimmungen - die einem eine Auskunft verbieten würden - ist u.E. nur dann statthaft, wenn der Beauftragte sich bei seiner Auskunft seinerseits strafbar machen (Geheimnisse) oder die geschützten Rechte Dritter, insbesondere Grundrechte verletzen würde.  
Regelmäßig ist daher in einer Mitgliederversammlung eines Vereins vollständig Auskunft von den beauftragten Vorstandsmitgliedern zu geben.

Der Vorstand muss der Mitgliederversammlung jederzeit auf Verlangen Auskunft über den Stand der Geschäfte – worunter alle Vereinsgeschäfte zu verstehen sind – geben und nach Beendigung des Amtes Rechenschaft.

Ausnahme: Außerhalb der Mitgliederversammlung ist nach der herrschenden Meinung in der Rechtsprechung der Vorstand nicht verpflichtet Mitgliedern Auskünfte zu erteilen.

Rechnungslegung

Die Pflicht zur Rechnungslegung erfordert, dass der Beauftragte dem Auftraggeber eine geordnete und vollständige Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben gibt.

Zu einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung gehört:

• Beifügung von Belegen,
• Beifügung von Rechnungen Dritter.

Rechnung und Rechenschaft abzulegen ist insbesondere über:

• sämtliche Einnahmen und Ausgaben,
• die Entwicklung des Vermögensstandes des Vereins,
• wichtige Vereinsereignisse, die von Bedeutung für die Vereinsentwicklung sind,
• Prozesse, die der Verein führt,
• Abschluss bedeutungsvoller Verträge,
• Unglücksfälle,
• Ereignisse, die sich bedeutend auf den Verein auswirken,
• Zu- und Abgang von Mitgliedern.

Der Jahresabschluss ist zu erläutern.

In der Mitgliederversammlung ist den Mitgliedern zu dem Rechnungslegungs-/ Rechenschaftsbericht bei Fragen wahrheitsgemäß Auskunft zu geben.

Auf Nachfrage muss der Schatzmeister einzelne Konten und Kostenstellen erläutern. Nicht ausreichend ist bei einer Nachfrage aus dem Kreise der Mitglieder der Verweis auf eine Sammelposition (ein Oberbegriff) ohne nähere Erläuterung.

Kassenprüfer, Rechnungsprüfer, Revisoren...
Eine Prüfung der Geschäftsführung kennt das Vereinsrecht nicht. Deswegen enthalten die meisten Vereinssatzungen (oder Finanzordnungen) Bestimmungen, dass die Vermögensverwaltung des Vereins zu prüfen ist. Sie sollten auch Angaben darüber enthalten, wie und in welchem Umfang das zu geschehen hat, um Streitigkeiten über die Verwendung der Finanzen zu vermeiden. Denn die eigentliche Arbeit und die zu erbringende Leistung des Prüfers sind gesetzlich nicht festgelegt.

Prüfer

Als Prüfer werden in der Regel Vereinsmitglieder bestellt. Sie dürfen nicht Mitglieder des zu prüfenden Organs sein oder in einem Angestelltenverhältnis zum Verein stehen. Mit der Prüfung können auch Nichtmitglieder (Finanzberater, Steuerhelfer u. a.) bestellt werden, sofern die Satzung oder ein Versammlungsbeschluss nichts anderes bestimmt.

Amt des Prüfers

Es hat sich als zweckmäßig erwiesen, Personen als Prüfer zu bestellen, die entsprechende Sachkenntnisse besitzen oder von Berufswegen die Voraussetzungen mitbringen, die Finanzverwaltung zu überprüfen. Sie üben ihr Amt ehrenamtlich aus. Üblicherweise werden zwei (es können auch mehr sein) Prüfer für die Kassenführung gewählt, und zwar ein Prüfer zunächst nur für ein Jahr und ein zweiter Prüfer für zwei Jahre. Nach Ablauf des ersten Jahres ist für den ausscheidenden Prüfer ein Nachfolger für zwei Jahre zu wählen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeweils ein Kassenprüfer die Erfahrung der Finanzprüfung des Vorjahres mit einbringt.
Die Prüfer sind zur gewissenhaften und unparteiischen Wahrnehmung ihrer Aufgaben sowie zur Verschwiegenheit verpflichtet (oder zu verpflichten). Ein Weisungsrecht gegenüber dem Vorstand haben sie nicht.
Die Prüfer haben die Geschäftsführung des Vorstands und der sonstigen Vereinsorgane unvermutet und unangemeldet zu überprüfen. Sie können alle Bücher und Schriften des Vereins einsehen. Die Vereinsorgane wiederum sind verpflichtet, alles zu tun, um den Prüfern die Erfüllung ihrer Aufgaben zu ermöglichen und zu erleichtern.

Prüfung

Die Prüfung beinhaltet u.a.:

• eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben,
• eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben,
• Vergleich des vorhandenen Bargelds mit dem Kassenbuch,
• Prüfung der Belege gesamt oder stichprobenartig, Prüfung der Mitgliedsbeiträge und der Liste noch ausstehender Verbindlichkeiten

Bei gemeinnützigen Vereinen sollten steuerliche Grundsätze beachtet werden, wobei zwischen dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu unterscheiden ist.

Prüfungsbericht

Nach dem Bericht des Vorstands folgt in der Mitgliederversammlung der Bericht der Prüfer. Darin haben sie mitzuteilen, in welcher Art und in welchem Umfang sie geprüft haben und ob die Prüfung zu wesentlichen Beanstandungen geführt hat. Der Bericht kann mit dem Antrag die Entlastung, Teilentlastung oder Nichtentlastung des Vorstands oder einzelner Vorstandsmitglieder zu beschließen enden. Der Prüfungsbericht wird in der Regel schriftlich erstellt und sollte dem Protokoll über den Verlauf der Mitgliederversammlung zu Dokumentations- oder Beweiszwecken beigefügt werden.

Entlastung

Die Mitgliederversammlung kann den Vorstand nur für die Vorgänge entlasten, die offenkundig, also allgemein bekannt sind. Die Bedeutung der Entlastung wird oft über- aber vielerorts auch unterschätzt.

Haftung

Die Frage der Haftung dürfte nur selten zu stellen sein. Erfahrungsgemäß sind die Kassenunterlagen eines größeren Vereins so umfangreich, dass eine vollständige Prüfung aller Unterlagen von der Zeit her kaum möglich ist; denn die meisten Prüfer werden ehrenamtlich und in ihrer Freizeit tätig. Eine Haftung würde Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit voraussetzen. Eine den Prüfern bekannt gewordene, aber der Mitgliederversammlung vorenthaltene Unregelmäßigkeit kann nach § 826 BGB (sittenwidrige vorsätzliche Schädigung) zu Schadensersatzansprüchen gegenüber den Prüfern führen. Der Schadensersatzanspruch kann dann vom Verein gegenüber den Prüfern geltend gemacht werden, denn die Entlastung des Vorstands bedeutet, dass der Verein gegenüber dem Vorstand keine Regressansprüche geltend machen kann.

Kein Kassenprüfer, was nun?

Die gewählten Prüfer nehmen aus welchen Gründen auch immer die Finanzprüfung nicht vor. Der Verein kann die Tätigkeit der Prüfer nicht einklagen, sollte aber bemüht sein, eine Kassenprüfung durchführen zu lassen. Der Vorstand ist kraft seines Amtes ermächtigt, neutrale Prüfer (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer u. a.) gegen Kosten mit der Prüfung zu beauftragen. Weitere Möglichkeiten:

1. Die nächste Mitgliederversammlung wählt neue Prüfer und beschließt gleichzeitig,auch für das abgelaufene Geschäftsjahr einen Kassenprüfungsbericht erstellen zu lassen.
2. Der Vorstand bittet einen in den Jahren zuvor tätig gewesenen Prüfer um Prüfung und lässt die Mitgliederversammlung abstimmen, ob sie mit dieser Regelung einverstanden ist. Erfolgt keine Zustimmung, dann Verfahren gemäß Punkt 1.

Verein / Vorstand vor Schaden bewahren

Die Prüfer haben eine sach- und fachgerechte Prüfung und keine Leistungsbewertung des Vorstands vorzunehmen. Bei nicht sorgsamer Auswahl kompetenter Personen kann es geschehen, dass diese sich zu Aufsichtsräten aufspielen und damit ihrem Verein mehr schaden als helfen.

Die Wahlen im Rahmen der Mitgliederversammlung – insbesondere wenn es sich um die Wahlen des geschäftsführenden Vorstands handelt – sind in den vergangenen Jahren vor allem bei kleinen und mittleren Vereinen zu einer Situation geworden, in der viele der erschienenen Mitglieder die Luft anhalten.

Meist gibt es nur einen Kandidaten für ein zu besetzendes Amt, dann ist die Erleichterung groß und dieser Kandidat wird zügig und einstimmig „durchgewunken“. Die erschienenen Mitglieder sind schlicht und ergreifend froh, dass sich jemand bereit erklärt, die Funktion zu übernehmen.

Schlimmer ist, wenn sich kein Kandidat findet bzw. im Vorfeld der Mitgliederversammlung gefunden wurde. Dann gibt es betretene Gesichter und eventuell eine Person, die sich breitschlagen lässt das Amt zu übernehmen – oder eben nicht.

Manche Vorstandsposten können unbesetzt bleiben oder werden in Personalunion ausgeführt, beim vertretungsberechtigten Vorstand ist dies nicht so einfach. Wie bei so vielen Formalien im Vereinsleben, ist für die Durchführung von Wahlen und Beschlussfassungen in der Mitgliederversammlung entscheidend, was in der Satzung beschrieben ist.

Beschlussfassung – Satzungsregelung vor BGB
Obwohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) die Grundsätze der Beschlussfassung und die erforderlichen Mehrheiten in der Mitgliederversammlung (§ 32 Abs. 1) und bei Satzungsänderung (§ 33 Abs. 1) beschrieben sind, sagt das BGB in § 40 explizit, die „… Vorschriften (…) der §§ 32, 33 (…) finden insoweit keine Anwendung als die Satzung ein anderes bestimmt.“

Im Klartext heißt das in diesen Fällen: „Satzung vor BGB! Es gibt Regelungen durch das BGB, aber wenn die Satzung etwas anderes sagt, gilt diese.“

Man darf anmerken, dass sich viele Vereine, aufgrund ihrer Satzung, das Leben unnötig schwer machen.

Da wird in den Satzungen von einer anteiligen Mindestanwesenheit von stimmberechtigten Mitgliedern, gemessen an der Gesamtmitgliederzahl, gesprochen, um eine Mitgliederversammlung beschlussfähig zu machen. Was dann dazu führen kann, dass die tatsächlich anwesenden Mitglieder unverrichteter Dinge nach Hause geschickt werden müssen, weil sich eben insgesamt nicht genug Mitglieder zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung entschieden haben.

Ähnliches gilt für die Beschlussfassung an sich. Vor allem in Satzungen älteren Datums wird von „Stimmen der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder“ gesprochen. Solche Formulierungen verlangen eine permanente Kontrolle der im Raum befindlichen Mitglieder und sorgen dafür, dass Abstimmungen unnötig verkompliziert werden.

Da ist die Formulierung des BGB sehr viel zeitgemäßer. § 32 Abs. 1 BGB tritt dann ein, wenn eine Satzung nicht explizit den Mehrheitsbeschluss beschreibt. Dann nämlich gilt „(…) Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.“

„Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen“ macht eine Beschlussfassung sehr viel einfacher und ist die Formulierung, die in einer Satzung gewählt werden sollte. Dann ist es nämlich unerheblich, ob Mitglieder den Versammlungsraum vorübergehend oder vorzeitig verlassen – und auch Enthaltungen spielen beim Abstimmungsergebnis keine Rolle.

Da es immer wieder zu Anfragen von Vereinen kommt, wie das Ergebnis von Abstimmungen – insbesondere bei Stimmenthaltungen zu ermitteln ist, hier ein vergleichendes Beispiel:

In beiden Fällen erscheinen 50 stimmberechtigte Mitglieder zur Mitgliederversammlung.

Fall A:
Die Satzung beschreibt: „Die Beschlussfassung erfolgt mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder.“
Bedeutet bei 50 möglichen Stimmen, dass mindestens 26 Mitglieder für den Antrag stimmen müssen, damit der Beschluss gefasst werden kann.
Enthaltungen würden in diesem Fall als Ablehnung gewertet werden müssen, da es keine eindeutig positiven Stimmen sind.
Würden nun 21 Ja-Stimmen, 19 Nein-Stimmen und 10 Enthaltungen ausgesprochen werden, so wäre der Antrag abgelehnt, da die Enthaltungen zu den Nein-Stimmen gerechnet würden.
Zudem muss permanent darauf geachtet werden, ob nicht gerade ein oder mehrere Mitglieder den Raum verlassen haben oder dazugekommen sind, da sich dadurch die Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder verändert. Und diese Veränderungen müssten auch entsprechend protokolliert werden.

Fall B:
Die Satzung beschreibt, entsprechend § 32 Abs.1 BGB: „Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.“
Jetzt ist es egal, wie viele stimmberechtigte Mitglieder sich gerade im Raum befinden oder wer sich der Stimme enthält. Wenn nur 25 Stimmen abgegeben würden und davon wären 13 für die Beschlussfassung und 12 dagegen, so wäre der Antrag angenommen.

Beschlussfassung durch qualifizierte Mehrheit
Meist ist ein Mehrheitsbeschluss durch qualifizierte Mehrheit in den Satzungen verankert, wenn es um Beschlüssen zur Satzungsänderung, Änderung des Vereinszwecks oder zur Vereinsauflösung geht.
Hier reicht die einfache oder absolute Mehrheit nicht aus, sondern es muss ein größerer Teil der Abstimmungsberechtigten zustimmen (z.B. 2/3-Mehrheit oder 3/4-Mehrheit).

Einstimmige Beschlussfassung
Selten, aber es kommt vor, dass eine einstimmige Beschlussfassung nötig ist. Was beispielsweise der Fall ist, wenn Beschlüsse ohne Versammlung gefasst werden sollen oder eine Zweckänderung des Vereins beschlossen werden soll.
Es bedarf keiner großen Phantasie, um zu wissen, dass dies schon bei den anwesenden Stimmberechtigten einer Mitgliederversammlung schwierig zu erreichen sein dürfte. Noch schwieriger wird es allerdings, wenn alle Mitglieder zustimmen müssen. Dann muss die Zustimmung der nicht erschienenen Mitglieder schriftlich erfolgen.

Wahlen von Funktionsträgern
Bei der Wahl von Funktionsträgern verhält es sich ähnlich – und wird sogar noch komplizierter – wenn sich mehrere Kandidaten zur Wahl stellen.
Die meisten Vereine werden jetzt den Kopf schütteln, da viele schon Probleme haben, einen Kandidaten für die Wahl einer Vorstands- oder Vereinsfunktion zu finden. Aber es soll durchaus noch vorkommen, dass sich mehr als zwei Kandidaten um ein Amt bewerben.
Dann ist es wichtig zu wissen, wie welche Mehrheiten erreicht werden müssen.

Und auch hier ein vergleichendes Beispiel. Jeweils 3 Kandidaten, auf die – der Einfachheit halber – 100 Stimmen abgegeben werden.

Absolute Mehrheit:
Mehr als 50% aller Stimmen müssen auf einen Kandidaten entfallen.
Kandidat A = 52 Stimmen, Kandidat B = 45 Stimmen, Kandidat C =3
Kandidat A gewinnt die Wahl, da er mehr als die Hälfte der Stimmen auf sich vereinigt.

Relative oder einfache Mehrheit:
Wenn ein Kandidat zwar die meisten Stimmen erreicht, aber nicht mehr als die Hälfte aller Stimmen.
Kandidat A = 48 Stimmen, Kandidat B = 32 Stimmen, Kandidat C = 20
Kandidat A hat zwar nicht mehr als 50% der Stimmen bekommen, aber die meisten Stimmen, also gewinnt er.

Qualifizierte Mehrheit:
Hier ist genau festgelegt, wie groß die Mehrheit sein muss, damit der Kandidat gewählt wird.
Bei einer 2/3-Mehrheit müssten auf den Gewinner demnach mindestens 67 Stimmen abgegeben werden.
Bei einer 3/4-Mehrheit sogar 75 von 100 Stimmen.
Qualifizierte Mehrheiten in Satzungen haben ihren Platz meist in den Paragraphen zu Satzungs-/ Zweckänderungen oder zur Vereinsauflösung.

Wahl von Nicht-Mitgliedern
Auch eine Frage, die häufig an uns herangetragen wird, ist die Frage nach der Wählbarkeit von Nicht-Mitgliedern in eine Vereinsfunktion oder gar in den geschäftsführenden Vorstand.

Und auch hier lautet die Antwort: Wenn die Vereinssatzung nicht explizit die Wahl von Mitgliedern vorschreibt oder – anders herum – nicht die Wahl von Nicht-Mitgliedern verbietet, dann kann auch eine Person, die nicht Mitglied des Vereins ist, gewählt werden.

Noch mehr Irrungen und Wirrungen
Immer wieder branden in Mitgliederversammlungen während der Wahlen Diskussionen auf, die zeitraubend und störend sein können. Um Ihnen dies eventuell zukünftig zu ersparen, hier die Top 4 der Irrungen und Wirrungen:

1. „Der Kandidat darf sich nicht selbst wählen.“ – Falsch. Natürlich darf er sich selbst wählen. Warum auch nicht? Die vornehme Zurückhaltung, die manch einer an die Stimmenthaltung des Kandidaten knüpft, kann diesen im schlimmsten Fall die Wahl kosten.
2. „Wenn ein Mitglied eine geheime Wahl möchte, dann muss sich die Mitgliederversammlung beugen.“ – Nein, nicht ganz. Vorausgesetzt, dass die geheime Wahl nicht ohnehin schon in der Satzung vorgesehen ist, kann ein Mitglied eine geheime Wahl statt einer offenen beantragen. Ob aber die Wahl tatsächlich geheim durchgeführt wird, darüber entscheidet die Mitgliederversammlung. Offen. Mit Handzeichen. Wenn die Mehrheit – wie auch immer sie definiert ist – sich für eine geheime Wahl ausspricht, erst dann wird tatsächlich geheim gewählt.
3. „Gewählt ist gewählt.“ – Falsch. Grundsätzlich muss ein Wahlleiter, nach erfolgter Wahl, den Sieger fragen, ob dieser die Wahl annimmt. Erst mit der ausgesprochenen Annahme ist die Wahl tatsächlich vollzogen. Sinnvoller Weise sollte ein Wahlleiter schon bei der Benennung der Kandidaten abfragen, ob diese bereit wären, das Amt anzunehmen, wenn sie gewählt werden. Damit kann man sich Zeit und Mühe sparen.
4. "Da die Vorstandsmannschaft steht, machen wir eine Blockwahl." - So einfach ist es nicht. Eine solche Wahl ist nicht zulässig, wenn dies nicht ausdrücklich nach der Satzung möglich ist. Protokolliert der Schriftführer die Durchführung einer Blockwahl und legt das Protokoll dem zuständigen Rechtspfleger vor, muss dieser überprüfen, ob eine Blockwahl nach der Satzung zulässig ist. Ist dies nicht der Fall, erklärt er diese Wahl für ungültig!

Übrigens: In Abwesenheit dürfen Kandidaten nur gewählt werden, wenn sie einer Wahl im Vorfeld – möglichst schriftlich – zugestimmt haben.

Diese Ausführungen sollen selbstverständlich nicht zum Beenden einer Vorstandsfunktion animieren. Unser Anliegen ist es, Rechtssicherheit zu schaffen.

Eine Vorstandsfunktion kann auf mehrere Arten enden:

• durch Ablauf der Amtszeit,
• durch Amtsniederlegung (Rücktritt),
• durch die Abberufung/Abwahl durch die Mitgliederversammlung,
• durch Austritt oder Ausschluss,
• durch Tod oder Geschäftsunfähigkeit.

Ablauf der Amtszeit
Für die Dauer der Amtszeit des Vorstandes gibt es im Gesetz keine Regelung. Die Satzung sollte aber einen entsprechenden Passus, der die Amtszeit des Vorstandes auf einen bestimmten Zeitraum festlegt, enthalten. Nach Ablauf dieser Amtszeit, endet das Vorstandsamt automatisch. Die einzelnen Vorstandsmitglieder müssen nicht extra zurücktreten oder eine Erklärung abgeben. Für eine Neuwahl müssen sie demzufolge wieder ganz normal kandidieren.

Sollte der noch amtierende Vorstand versäumt haben, rechtzeitig eine Neuwahl durchzuführen, ist der Verein nicht mehr handlungsfähig, da er kein Vertretungsorgan mehr hat. Vertragsabschlüsse, aber auch Neuaufnahmen oder Vereinsstrafen wären rechtsunwirksam.
Dieses Problem kann der Verein mit einer sog. Übergangsklausel in der Satzung vermeiden. Diese besagt, dass der Vorstand so lange im Amt bleibt, bis ein neuer gewählt wird. Natürlich darf das nicht dazu missbraucht werden, eine Neuwahl bewusst hinauszuzögern, um als Vorstand noch möglichst lange im Amt bleiben zu können. Auch gilt diese Klausel nicht für den Fall, dass eine bestimmte Vorstandsfunktion nicht gewählt wurde - also nicht die erforderlichen Stimmen bekommen hat. Kann niemand gewählt werden, bleibt diese Funktion dann vorerst unbesetzt.

Ist dennoch die Situation eingetreten, dass es keinen gewählten Vorstand mehr gibt, sind die Vorstandsmitglieder, die noch im Vereinsregister eingetragen sind, berechtigt, eine Mitgliederversammlung für die Neuwahl einzuberufen. Sollten diese nicht mehr erreichbar sein oder sich weigern, was gar nicht so selten vorkommt, bleibt nur die Möglichkeit, einen Notvorstand durch das Amtsgericht bestellen zu lassen, der dann die Aufgabe hat, die Mitgliederversammlung für die Neuwahl einzuberufen und durchzuführen.

Die Amtsniederlegung
Das Vorstandsamt wird auch dadurch beendet, dass der Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder ihr Amt vor Ablauf der Amtszeit niederlegen. Diese persönliche Entscheidungsfreiheit, ob und wann es zurücktritt, kann keinem Vorstandmitglied genommen werden. Demzufolge wäre auch ein Mehrheitsbeschluss eines Vorstandes, der die Vorstandsmitglieder zwingt, geschlossen zurückzutreten, nicht für alle verbindlich. Diejenigen, die dagegen gestimmt haben, sind an diesen Beschluss nicht gebunden und sollten darauf bestehen, dass das protokollarisch festgehalten wird.

Sollte sich im Verlauf einer Amtszeit zeigen, dass ein Vorstandsmitglied den Aufgaben nicht gewachsen ist oder das Vertrauen der Mitglieder verloren hat, kann natürlich der Vorsitzende bzw. der Restvorstand versuchen, ihn zu überzeugen, sein Amt zur Verfügung zu stellen, um ihm die Peinlichkeit einer Abwahl durch die Mitgliederversammlung zu ersparen. Zwingen können sie ihn, wie gesagt, aber nicht.

Die Amtsniederlegung muss gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied - bei einem Einmann-Vorstand ist es sogar zulässig an sich selbst - erklärt werden. Aber auch die Erklärung gegenüber der Mitgliederversammlung ist wirksam und muss vom Amtsgericht anerkannt werden. Das ist besonders dann von Bedeutung, wenn sich der Restvorstand, aus welchen Gründen auch immer, weigert, den Rücktritt anzunehmen.

Hat der Vorstand sein Amt wirksam niedergelegt, so kann er nicht später durch Widerruf seiner Erklärung das Vorstandsamt zurückerlangen. Legt er sein Amt mit der Erklärung nieder, dass er die Vereinsgeschäfte noch bis zur Erledigung einer bestimmten Angelegenheit weiterführt, so kann er darüber hinaus nur durch eine neue Wahl sein Amt zurückerhalten.
Die Erklärung, das Vorstandsamt niederzulegen, bedeutet die Kündigung des zwischen dem Verein und dem Vorstand bestehenden Innenverhältnisses.

Ein ehrenamtlicher Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder können zwar jederzeit ihr Amt niederlegen, es darf dies aber, sofern nicht ein "wichtiger Grund" geltend gemacht werden kann, nicht "zur Unzeit" passieren. Das bedeutet, dem Verein sollte eine angemessene Zeit gelassen werden, die freigewordenen Vorstandsämter neu zu besetzen.

Besteht der Vorstand nur aus einer Person, so geschieht die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund immer zur Unzeit, weil damit der Verein handlungsunfähig wird. Das gleiche gilt für die Amtsniederlegung eines oder mehrerer Vorstandsmitglieder, wenn dadurch die zur Rechtsvertretung des Vereins erforderlichen Personen (§ 26 BGB) nicht mehr vorhanden sind. Dennoch ist eine zur Unzeit erklärte Amtsniederlegung grundsätzlich wirksam und muss angenommen werden. Entsteht dem Verein dadurch aber Schaden, ist das entsprechende Vorstandsmitglied verpflichtet, diesen dem Verein zu ersetzen.

Die Satzung kann für die Amtsniederlegung besondere Regelungen treffen, sie kann aber die Amtsniederlegung aus wichtigem Grund nicht ausschließen oder erschweren. Ob es sich um einen wichtigen Grund handelt, ist vom Einzelfall abhängig und kann sehr vielfältig sein. Als wichtiger Grund muss in der Regel anerkannt werden, wenn dem Vorstand bzw. einzelnen Vorstandsmitgliedern ein weiteres Verbleiben im Amt nicht mehr zugemutet werden kann. Das können z.B. sehr starke berufliche Belastungen, ein Umzug in eine andere Stadt oder Krankheit sein.

Unwirksam ist eine Amtsniederlegung grundsätzlich dann, wenn feststeht, dass sie aus unredlichen oder gegen Treu und Glauben verstoßenden Gründen (§ 242 BGB) erklärt wurde oder wenn sich der Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder dadurch der Abgabe einer Offenbarungsversicherung (§ 807 ZPO) entziehen oder die drohende Zustellung einer Klage gegen den Verein oder eines Vollstreckungstitels vereiteln wollen.

Die Abberufung / Abwahl
Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, ist grundsätzlich für den Widerruf von Vorstandsfunktionen das Vereinsorgan zuständig, das auch die Bestellung des Vorstandes vornimmt. Abgesehen von wenigen Ausnahmen, die für den Normalverein aber uninteressant sind (z.B. die Dachorganisation oder ein Aufsichtsrat), ist dies die Mitgliederversammlung.

Der § 27 Abs. 2 BGB besagt, dass ein Vereinsvorstand jederzeit abberufen werden kann. Die Abberufung des Vorstandes kann aber durch die Satzung verschärft und auf den Fall beschränkt werden, dass ein wichtiger Grund vorliegen muss (§ 27 Abs. 2 BGB).

Als wichtigen Grund nennt das Gesetz beispielsweise grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Auch vereinsschädigendes Verhalten, wie das undemokratische und unkollegiale Auftreten eines Vorsitzenden den anderen Vorstandsmitgliedern gegenüber, kann ein Grund sein. Das ist der Fall, wenn dieser alle Entscheidungen allein fällt, keine Einblicke in Vereinsakten gewährt und andere Vorstandsmitglieder mundtot macht. Aber z.B. auch unehrenhaftes Verhalten einzelner Vorstandsmitglieder im privaten Bereich kann ein wichtiger Grund für eine Abberufung sein.

Generell ist ein wichtiger Grund immer dann gegeben, wenn dem Verein die Beibehaltung des Vorstandes (Vorstandsmitgliedes) bis zum Ablauf seiner Amtszeit nicht mehr zuzumuten ist.
Als abgeschwächtes Mittel, etwa bis zur Klärung bestimmter Vorwürfe, ist die vorläufige Amtsenthebung durch die Mitgliederversammlung (Suspendierung) zulässig.
Satzungsbestimmungen, die das Recht der Mitgliederversammlung auf Abberufung des Vorstandes aus wichtigem Grund wesentlich einschränken, sind unwirksam (z.B. hohe Entschädigungs- oder Abfindungssummen oder das Erfordernis einer größeren als der einfachen Stimmenmehrheit). Auch ein Verzicht der Mitgliederversammlung auf das Recht zum Widerruf ist nicht möglich.

Die Anhörung des oder der Betroffenen vor einer möglichen Abberufung ist ein Gebot des Anstandes, ist aber nicht Voraussetzung für die Wirksamkeit des Widerrufs. An eine bestimmte Form ist der Widerruf nicht gebunden. Wichtig ist allerdings, dass die Tagesordnung zur entsprechenden Mitgliederversammlung ankündigt, dass ein Antrag auf Abberufung behandelt werden soll.
Weigert sich der Vorstand, entsprechende Anträge anzunehmen oder gar eine Mitgliederversammlung einzuberufen, da es ihn ja selbst betrifft, müssen die Mitglieder von ihrem Minderheitenrecht Gebrauch machen. Sieht die Satzung nichts anderes vor, sagt das Gesetz (§ 37 BGB), dass 10% der Mitglieder ausreichen (Unterschriftensammlung) eine Mitgliederversammlung unter Angabe des Zwecks und der Gründe zu verlangen.

Der Ausspruch des Misstrauens durch die Mitgliederversammlung ist normalerweise einem Widerruf der Bestellung des Vorstandes gleichzusetzen. Für die Löschung des Vorstandes (Vorstandsmitgliedes) im Vereinsregister muss jedoch aus dem Versammlungsprotokoll klar erkennbar sein, dass neben dem ausgesprochen Misstrauen auch die Abberufung vom Vorstandsamt beschlossen wurde.

Die Erfahrungen der Vereinsberatungspraxis zeigen, dass es mitunter auch vorkommt, dass der Vorsitzende eines Vereins von sich aus Vorstandsmitglieder ihres Amtes enthebt bzw. mit Enthebung droht. Das ist grundsätzlich nicht möglich, es sei denn, die Satzung sieht eine solche Möglichkeit vor, was aber die absolute Ausnahme wäre. Ein solcher Vorsitzender macht sich des vereinsschädigenden Verhaltens schuldig, da er die Entscheidung der Mitgliederversammlung, als dem höchsten Organ des Vereins, missachtet und unterläuft. Ein Vorstandsmitglied kann auch nicht durch einen mehrheitlichen Vorstandbeschluss gezwungen werden, sein Amt nieder zu legen. Zur Bestellung und Abberufung (Wahl und Abwahl) von Vorstandspositionen ist grundsätzlich das in der Satzung bestimmte Organ (bei fast allen Vereinen die Mitgliederversammlung) berechtigt.

Der Vorstand kann allerdings eine freigewordene Position bis zur nächsten Wahl kommissarisch besetzen. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, hat diese Person aber kein Stimmrecht im Vorstand und darf den Verein ohne Vollmachten auch nicht im Außenverhältnis vertreten.

Der Austritt oder Ausschluss
Durch den freiwilligen Austritt oder einen Ausschluss aus dem Verein endet die Vereinsmitgliedschaft. Dadurch endet auch automatisch das Vorstandsamt. Nur in Ausnahmefällen, die durch die Satzung eindeutig bestimmt sein müssen, können auch Nichtmitglieder Vorstandsfunktionen in einem Verein bekleiden, was aber nicht der Normalfall ist.

Die Abgabe der Austrittserklärung eines Vorstandsmitgliedes ist gleichbedeutend mit der Erklärung, sein Amt niederzulegen. Legt die Satzung eine Kündigungsfrist fest, wie das in den meisten Vereinen der Fall ist, kann das Vorstandsmitglied so lange aber noch im Amt bleiben. Ist in der Austrittserklärung zusätzlich aber eine separate Erklärung zur Amtsniederlegung enthalten, gilt diese sofort, wenn nicht ein bestimmter Termin genannt wurde, der aber nicht über den Austrittstag hinausgehen darf.

Wird ein Vorstandsmitglied durch Vorstandsbeschluss aus dem Verein ausgeschlossen, verliert dieses aber nicht sofort sein Amt, sondern erst, wenn der Ausschluss wirksam wird. Wird der Ausschluss durch die Mitgliederversammlung vorgenommen (oft die zweite Instanz im Verein), ist das einem Widerruf der Vorstandsbestellung gleichzusetzen und wird damit sofort wirksam.

Tod oder Geschäftsunfähigkeit
Das Vorstandsamt endet ferner bei Tod oder Geschäftsunfähigkeit, aber auch bei Wegfall der persönlichen Eigenschaften und Voraussetzungen, die nach der Satzung für die Vorstandsbestellung zwingend erforderlich sind (z.B. Zugehörigkeit zu einem bestimmten Beruf oder eine sportliche Qualifikation)

Das gleiche gilt, wenn ein bestimmtes Amt im Verein nur von einem Vorstandsmitglied besetzt werden kann und dieses Amt aufgelöst wird.

Wird durch eine Satzungsänderung die Zahl der Vorstandspositionen verringert, hat das zur Folge, dass die überzähligen Vorstandsmitglieder abberufen werden müssen. Wobei solch eine Änderung möglichst erst zum Ende der Amtszeit des Vorstandes erfolgen sollte.

Ein Verein ist ohne Vorstand kein Verein. Darüber sollten sich alle Beteiligten klar sein, insbesondere Personen, die nur die Angebote eines Vereins nutzen und am Vorstand eher Kritik üben, als sich selbst einmal eine gewisse Zeit ehrenamtlich zu betätigen. Das Problem fehlender Vorstandskandidaten ist nicht nur ein Problem des Vorstandes, es ist ein Problem des gesamten Vereins!

Vor Wahlen sollte grundsätzlich immer die Satzung des Vereins geprüft werden, damit das Vorgehen satzungskonform abläuft. Im günstigsten Fall treten zu Neuwahlen Personen an, die bereits auf die Aufgaben vorbereitet sind und sich auf ihre Aufgabe freuen. Leider unterlassen es viele Ehrenamtliche anderen Menschen und vor allem auch der jungen Generation zu vermitteln, dass Verantwortung und Arbeit im Verein auch Spaß macht. Das erschwert die Suche nach neuen Leuten.
Wird erst im Laufe der Mitgliederversammlung ein Vorstand gesucht, endet dies oft mit dem Fiasko und selten mit einer guten Lösung.

Wird kein Vorstand gefunden ist zu prüfen, ob der Verein nach außen noch vertretungsberechtigt ist. Bei der üblichen Konstellation sind der 1. Vorsitzenden, der 2. Vorsitzenden und der Kassierer eingetragen, also BGB Vorstand, und davon sind zwei gemeinsam für den Verein vertretungsberechtigt.
Somit müssen mindestens zwei dieser Positionen besetzt sein, damit der Verein nach außen vertreten werden kann.

Ist dies nicht der Fall und scheitern weitere Versuche einer Ergänzungswahl, muss vom zuständigen Amtsgericht befristet ein Notvorstand eingesetzt werden.

Erstens kostet dieser Geld, muss also für seine Tätigkeit vom Verein bezahlt werden. Zweitens kann eine solche Regelung nicht auf Dauer gelten. Sofern der Verein einen vertretungsberechtigten Vorstand findet, erlischt die Tätigkeit des Notvorstandes.
Wenn nicht, muss die Liquidation des Vereins eingeleitet werden und es gilt der Eingangssatz:

Ein Verein ist ohne Vorstand kein Verein.

Mit dem Schließen der Mitgliederversammlung durch den Versammlungsleiter ist das Thema aber noch nicht für das laufende Vereinsjahr abgeschlossen.
Im Nachgang der Versammlung muss noch das Protokoll angefertigt werden, gegebenenfalls müssen Unterschriften beglaubigt oder das Amtsgericht muss über Beschlüsse informiert werden.

Auch sollte ein Vorstand in seiner nächsten Sitzung den Ablauf der Mitgliederversammlung reflektieren. Was ist gut gelaufen, was ist zu verbessern? Gab es besondere Vorkommnisse oder lief alles wie immer? Sind die Vorstandsmitglieder zufrieden mit Veranstaltung und der Teilnahme durch die Mitglieder?
Hier – wie bei so vielen Dingen im Vorstandsalltag – sollte man bereit sein, nicht nur alles schön zu reden. Alles durch eine rosarote Brille sehen zu wollen, um niemandem auf die Füße zu treten, hat noch nie etwas verbessert.
Den Blickwinkel seiner Vorstandskollegen kennenzulernen und konstruktive Kritik anzunehmen, ist für manche Ehrenamtliche nicht immer ganz leicht, es kann aber zu einer Verbesserung des Teamgedankens im Vorstand und – bei gemeinsam erarbeiteten Lösungsansätzen – vielleicht sogar zu einer Steigerung der Teilnehmerzahlen bei den nächsten Mitgliederversammlungen führen

Nach § 58 Nr. 4 BGB soll die Satzung u.a. auch Bestimmungen über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten.

Dazu schreibt der BGB-Kommentar Palandt unter Rdnr. 7:
"Über die Beurkundung der Beschlüsse kann die Satzung nach freiem Belieben entscheiden. Sie kann auch von einer Beurkundung absehen".

Letzteres gilt aber nicht für Beschlüsse, die dem Registergericht urkundlich nachzuweisen sind, z.B. Satzungs- oder Vorstandsänderungen und Auflösungsentscheidungen.

Die Form der Beurkundung kann in der Satzung festgelegt werden, also ob ein Ergebnis- oder ein Ablaufprotokoll zu fertigen ist. Bei nicht eindeutiger Regelung entscheidet der Protokollführer über die Art des Protokolls.
Fehlt in der Satzung überhaupt eine solche Bestimmung, muss es der Rechtspfleger im Eintragungsverfahren beanstanden (§ 60 BGB).

Ein ordnungsgemäß geführtes Versammlungsprotokoll muss einem Mindestanspruch genügen und sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Ort, Tag und Stunde der Versammlung
• die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• die Eröffnung durch den Versammlungsleiter
• die Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist
• die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder
• die Bekanntgabe der Tagesordnung mit oder ohne Änderungswünsche
• die Berichte des Vereinsvorsitzenden, des Schatzmeisters, der Abteilungsleiter, der Rechnungsprüfer
• die Entlastung des Vorstands
• die zur Abstimmung gelangten Sachanträge mit (genauem) Wortlaut
• die Art der Abstimmung (Stimmzettel oder Handzeichen)
• das genaue Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen; ggf. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen)
• bei Wahlen die Namen der Gewählten und (wichtig!!) die Erklärung, dass sie die Wahl annehmen
• die Unterschrift(en) der in der Satzung bestimmten Person(en)

Die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls hat in erster Linie der Versammlungsleiter. Die Fertigung des Protokolls während der Versammlung ist in der Regel nicht möglich. Es genügt, wenn es danach fertig gestellt wird.

Erst mit Fertigstellung beginnt die Frist zur Anfechtung von Versammlungsbeschlüssen.

Das Protokoll muss nicht, um gültig zu sein, von einer Mitgliederversammlung genehmigt werden. Es sei denn, die Vereinssatzung sieht dies ausdrücklich vor. Das Verlesen hat spätestens in der nächsten Mitgliederversammlung zu geschehen. Eine Änderung des Protokolls ist nur mit Zustimmung aller Unterzeichner möglich. Es ist ein besonderer Vermerk über die Änderung anzubringen und entsprechend zu unterschreiben. Mitglieder, die Fehler im Protokoll behaupten, müssen diese auch (vor Gericht) beweisen.
Anmerkung: Sieht die Vereinssatzung das Verlesen des Protokolls in der nächsten Mitgliederversammlung vor, so sollte über eine Änderung der Satzung in diesem Punkt nachgedacht werden. In Zeiten, in denen die Beteiligung an Mitgliederversammlungen rückläufig ist, sollte man sich von diesen ünnötig langatmigen und unspannenden Elementen trennen.

Protokolleinsicht
Einsicht in das Protokoll haben Vereinsmitglieder jedenfalls dann, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen. Es sei denn, die Satzung schreibt vor, jedem Mitglied vom Protokoll Kenntnis zu geben. Im Kommentar Sauter/Schweyer "Der eingetragene Verein" haben die Mitglieder generell Anspruch auf Einsicht in das satzungsgemäß unterschriebene Protokoll, nicht dagegen in die Notizen des Protokollführers.

Funktion und Beweiskraft des Protokolls
Das Versammlungsprotokoll bildet für den Verein, seine Organe und Mitglieder eine gesicherte Grundlage dafür, was tatsächlich beschlossen worden ist. Die Beurkundung eines Versammlungsbeschlusses ist keine Voraussetzung für dessen Wirksamkeit. Das ordnungsgemäß geführte und unterschriebene Protokoll hat Beweiswert, aber hinsichtlich der Richtigkeit und Vollständigkeit keine gesetzliche Beweiskraft.

Anlagen zum Protokoll
Werden dem Protokoll Anlagen beigefügt, z.B. bei Satzungsneufassungen oder umfangreichen Änderungen, so sind beide Urkunden dem Registergericht einzureichen. Dabei muss sich die Zusammengehörigkeit der Urkunden ergeben. Dazu ist erforderlich, dass im Protokoll auf die Anlage verwiesen wird und die Anlage von denselben Personen unterschrieben ist, die auch das Protokoll unterschrieben haben.

Beweiskraft des Protokolls
Das Protokoll ist eine Privaturkunde und begründet, sofern unterschrieben, vollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind (siehe hierzu § 416 ZPO (Zivilprozessordnung)). Vollen Beweis erbringt die Privaturkunde nur in formeller Hinsicht, nicht auch bezüglich des materiellen Inhalts. Dieser unterliegt einer freien Beweiswürdigung.

Beschlussfassung
Detaillierte Informationen zur Beschlussfassung finden sie unter Beschlussfassung und Wahlen, an dieser Stelle sei zur Abfassung des Protokolls angemerkt, dass Abstimmungsergebnisse "mit großer Mehrheit", "fast einstimmig" oder ähnlichem unbedingt zu vermeiden sind. Sie werden sonst von Registergerichten beanstandet. Das gilt besonders dann, wenn Beschlüsse mit qualifizierten Mehrheiten (also 1/3 oder 3/4) zu fassen sind.

Vorstandsänderungen (Vorstand nach § 26 BGB) und Satzungsänderungen sind grundsätzlich beim zuständigen Amtsgericht anmeldepflichtig.

Gebührenerlass bei Amtsgerichten

Nach dem Hessischen Justizkostengesetz sparen Vereine die Anmeldegebühren.
Auskunft Rechtspfleger Amtsgericht Frankfurt: Die Ersteintragung eines Vereins beim Amtsgericht wird im Staatsanzeiger des Landes Hessen veröffentlicht. Diese Auslagen (Euro 15,00 - 20,00) hat der Verein zu tragen.
Hierzu ist dem Amtsgericht lediglich die Gemeinnützigkeit per Freistellungsbescheid nachzuweisen. Für neue Vereine reicht die vorläufige Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie).

Beglaubigung bei Ortsgerichten

Anmeldungen zu Registereintragungen sind öffentlich zu beglaubigen (gem. § 77 BGB).
Notarielle Beglaubigungen sind von der Terminierung hier meistens aufwendiger und grundsätzlich teurer (mindestens Euro 50,00).
Die hessischen Ortsgerichte beglaubigen zu einem Preis von Euro 5,00 pro Beglaubigung. Sie bieten den Service, dass die Vorstandsmitglieder auch einzeln zur Unterschriftsleistung erscheinen können, ohne dass Mehrkosten entstehen. 

Zusätzliche Hinweise

Es müssen nur so viele Unterschriften beglaubigt werden, wie zur Vertretung des Vereins (nach der Vereinssatzung) erforderlich sind.
Beispiel: Sofern der 1. Vorsitzende und der Kassierer gemeinsam vertretungsberechtigt sind, können diese anmelden und es müssen nur deren Unterschriften beglaubigt werden, auch wenn weitere Vorstandsmitglieder (2. Vorsitzender, Schriftführer etc.) vertretungsberechtigt und einzutragen sind.

In den meisten Fällen reichen den Amtsgerichten Kopien der Unterlagen (Gemeinnützigkeitsnachweis und Sitzungsprotokolle) aus. Lediglich bei Satzungsänderungen wird ein Original des betreffenden Sitzungsprotokolls benötigt.